Как заверяется копия трудовой книжки образец 2022

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

В большинстве случаев копия трудовой книжки запрашивается именно банком или кредитным учреждением. Составляться она будет по стандартным нормам. Но есть некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание:

С 1 июля 2022 года при создании копий нужно вносить дополнительную запись о месте нахождения оригинала книжки. Соответствующее указание содержится в пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2022. В нормативном акте есть важное разъяснение. В частности, дополнительная запись вносится только тогда, когда копия книжки направляется в стороннюю фирму. К примеру, это может быть банковское учреждение, компания нового работодателя. Если книжка предназначается для внутреннего использования, никаких вспомогательных отметок не нужно.

Особенности внесения дополнительной записи

До 1 июля 2022 года действовало Постановление Госстандарта №65 от 3 марта 2022 года. Но с 1 июля юридическую силу получает ГОСТ Р 7.0.97-2022, установленный Приказом Росстандарта №2022-ст. Правила заверения ТК содержатся в пункте 5.26 ГОСТ. Практически все нормы остались прежними. Но возникло одно изменение. В частности, теперь нужно прописывать, где именно хранится оригинал трудовой книжки. Нововведение нужно для того, чтобы получатель ксерокопии знал о месте нахождения оригинала.

В настоящее время одним из ведущих регистров, в каком происходит фиксация даты поступления на работу и увольнения сотрудника, считается его трудовая. Этот документ относится к категории БСО, его нужно хранить в специальном защищенном месте в компании-работодателя. Однако периодически работающие обращаются с запросами на получение копии. Поэтому требуется знать, как заверить трудовую книжку по новым правилам в 2022 году.

Основные правила заверения трудовой книжки

• Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
• Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
• Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
• Определить степень постоянства работы — клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
• Определить причины увольнения — в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.

Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку.

Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек (см. также п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2022 № 225).

Копия трудовой книжки: срок и порядок выдачи

Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.
С 01.07.2022 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2022, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2022 № 2022-ст в ред. от 14.05.2022). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):

Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу

Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:

Если гражданин работает официально, работодатель обязан хранить трудовую книжку у себя. К книжкам не должны иметь доступа посторонние, поэтому они хранятся исключительно в сейфе в отделе кадров. Заверять трудовую книжку имеет право не любой сотрудник, а только несколько лиц в компании:

Порядок заверения

Большая часть ошибок при заверении документов происходит из-за спешки или недостаточной компетенции должностного лица, которому доверено поставить печать и подпись. В худшем случае приходится посещать организацию несколько раз для исправления ошибок в копии. Чтобы этого не происходило, рекомендуется изучить требования самостоятельно и проверить правильность заверения на месте.

Частые ошибки

• написать «Копия верна» или же «Верно» (на усмотрение заверяющего сотрудника; обычно пользуются одной формулировкой для всех случаев, иногда для этой надписи производится специальная печать);
• поставить печать организации;
• указать должность, фамилию и инициалы должностного лица;
• поставить личную подпись;
• указать дату.

При выдаче заверенной копии на руки для предоставления в какую-либо организацию последняя запись должна содержать информацию о том, где трудится работник сейчас («Работает по настоящее время», дата, подпись должностного лица, печать).

Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.
Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Заверенная по всем правилам копия, с правильно внесенной записью на последнюю страницу о работе и «в настоящее время», позволяет работнику реализовать свои права, вытекающие из факта трудовой занятости: получить кредит, некие льготы, образование по выбранной специальности, загранпаспорт, удостоверить факты в суде и др.
Получение копии трудовой книжки в установленный срок – законное право работника. Ответственные лица организаций различных форм собственности не должны забывать, что за его нарушение предусмотрена ответственность, вплоть до административной или уголовной.
Даже если работник по каким-то причинам опоздал предоставить копию и она «устарела», выдать новую бесплатно и в трехдневный срок – обязанность работодателя.

Без заявления — никаких документов

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

Заверенная по всем правилам копия, с правильно внесенной записью на последнюю страницу о работе и «в настоящее время», позволяет работнику реализовать свои права, вытекающие из факта трудовой занятости: получить кредит, некие льготы, образование по выбранной специальности, загранпаспорт, удостоверить факты в суде и др.
Получение копии трудовой книжки в установленный срок – законное право работника. Ответственные лица организаций различных форм собственности не должны забывать, что за его нарушение предусмотрена ответственность, вплоть до административной или уголовной.
Даже если работник по каким-то причинам опоздал предоставить копию и она «устарела», выдать новую бесплатно и в трехдневный срок – обязанность работодателя.

Подтвердить трудоустройство придется при обращении в службы социальной поддержки при оформлении субсидий и пособий или в ПФР. Банки просят подтверждение, чтобы принять решение о выдаче кредита или ипотеки. Подтверждает стаж работы и факт трудоустройства образец заверения копии трудовой книжки.

Где прописан порядок заверения

• Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
• Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
• Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
• Определить степень постоянства работы — клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
• Определить причины увольнения — в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.

• ставится надпись «Копия» на первом листе или на обороте последнего листа;
• все листы сшиваются при помощи нитки и толстой иглы, пронумеровываются;;
• концы нити выводятся на оборот последнего листа, после чего ставится пломба, на которой должно быть написано: «Верно. Прошито, пронумеровано, скреплено печатью N листов».

Снимать и повреждать пломбу недопустимо — придётся идти в отдел кадров за новой копией.

• написать «Копия верна» или же «Верно» (на усмотрение заверяющего сотрудника; обычно пользуются одной формулировкой для всех случаев, иногда для этой надписи производится специальная печать);
• поставить печать организации;
• указать должность, фамилию и инициалы должностного лица;
• поставить личную подпись;
• указать дату.

При выдаче заверенной копии на руки для предоставления в какую-либо организацию последняя запись должна содержать информацию о том, где трудится работник сейчас («Работает по настоящее время», дата, подпись должностного лица, печать).

Порядок заверения

Согласно ст. № 62 ТК РФ, заверенная копия трудовой книжки должна быть предоставлена работнику в течение 3-х дней с момента требования. На крупных предприятиях обращаться за выдачей копии необходимо заявлением, в небольших фирмах порой достаточно устной просьбы.

Копия ТК призвана удостоверить перед третьими лицами трудовую деятельность работника. При этом, для органов социальной защиты может быть важен непрерывный стаж, для банка – платежеспособность, обусловленная работой в определенной организации и т.д.

Без заявления — никаких документов

• Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
• Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
• Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
• Определить степень постоянства работы — клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
• Определить причины увольнения — в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.

Сколько действует копия

1. Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
2. Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
3. Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
4. Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
6. Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2022 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
7. Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
8. Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.

За несоблюдение правил хранения книжки на работодателя и организацию может быть наложен штраф. Для должностного лица он составит не более 5 тысяч рублей, а для организации 30-50 тысяч рублей.

Порядок заверения

1. Его общий стаж. В зависимости от количества лет работы можно определить, на сколько человек опытный и привык работать.
2. Количество мест работы. Если работник часто меняет должности, организации, это говорит о том, что он не постоянен. Данные сведения обычно плохо сказываются при приеме на работу или выдаче кредита.
3. Занимаемые должности. Эти сведения могут свидетельствовать об определенном уровне дохода человека, а также о его профессионализме. Если человек поднялся вверх по карьерной лестнице, то он будет вызывать большее доверие у банка.
4. Причины увольнения. В каждом случае, когда человек меняет место работы, указывается причина, по которой он ушел. Бывают ситуации, когда это происходит не по желанию сотрудника, а по причине его халатного отношения к работе. Такая запись не пойдет на пользу работнику.

Частые ошибки

Данный порядок заверения действовал до 1 июля. Но теперь действуют новые правила, которые обязательны для соблюдения каждым работодателем. Помимо всех вышеперечисленных требований, была введена новая обязательная надпись, без которой копия также будет считаться недействительной. Эта надпись должна содержать сведения о месте хранения оригинала книжки.

Трудовая книжка — это наиболее распространенный документ, предназначенный для фиксации фактов рабочей деятельности официально устроенного лица. Ее оригинал должен храниться в хозяйствующем субъекте в течение всего времени трудоустройства сотрудника. Однако, в различных жизненных обстоятельствах субъекту может потребоваться копия рассматриваемого документа для разных нужд. Поэтому как руководителю, так и работнику необходимо знать, как заверить копию трудовой книжки в 2022 году.

Когда может понадобиться заверенная копия трудовой

С листов книжки делаются копии. Первым должен быть тот лист, где указаны все данные о сотруднике, последним – тот, где отмечается текущее место трудоустройства.

Нововведения 2022 года в заверении копии трудовой книжки

• подтверждение, что у субъекта, оформляющего кредит, имеется стабильный доход и он сможет своевременно погашать задолженность;
• наличие гарантии возвращения кредита даже в тех случаях, если субъект самостоятельно не погашает задолженность. Предполагается, что кредитор, посредством судебного иска, может добиться компенсации выданных под процент сумм с помощью взысканий с заработной платы субъекта;
• доказательство данных, предоставленных лицом в анкете;
• формирование доверия к субъекту на основании его трудовой истории. Кредитные учреждения отдают предпочтение тем гражданам, которые стабильно трудятся в одной компании или редко меняют место трудоустройства, что подразумевает устойчивость финансового положения гражданина;
• определение причины увольнения сотрудника. Так, нередки ситуации, когда банк может отказать в предоставлении лицу кредита, если оно было уволено с предыдущего рабочего места вследствие нарушения трудовой дисциплины (из-за прогулов, аморального поведения и т.п.).

На практике бывают случаи, когда для подтверждения факта трудовой деятельности или стажа некоторые субъекты (к примеру, кредитная организация или потенциальный работодатель) могут запросить у физического лица копию трудовой книжки. Законодательством порядок изготовления и представления такой копии напрямую не урегулирован, но некоторые аспекты того, как правильно сделать копию трудовой книжки, все же нуждаются в дополнительном разъяснении. Рассмотрим их подробно.

Как правильно сделать копию трудовой книжки?

Многие документы вы можете показать без проблем, так как они всегда рядом с вами, например паспорт или свидетельство о браке. Но некоторые документы вам предстоит получить и сделать это в некоторых случаях весьма непросто.

Общая информация

Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

7.5. Договор составлен в двух экземплярах. Первый хранится у Работодателя, второй находится у Работника. Оба экземпляра, подписанные обеими сторонами и заверенные печатью Работодателя, имеют равную юридическую силу.

Срок действия копии соглашения зависит от того, в какую организацию предоставляется. Например, при формировании пакета бумаг в пенсионный фонд на оформление пенсии прикладывают экземпляр с отметкой, выполненной не позднее 30 дней. Если документ будет передаваться в финансовое учреждение, документ действителен в течение двух недель.

Сшивание страниц (шаг 2)

С 1 июля 2022 года вступили в силу новые правила для копий трудовых книжек. По задумке чиновников они должны были действовать еще в прошлом году. Однако этого не произошло, и компаниям разрешили следовать как новым, так и старым правилам. Но с 1 июля 2022 года заверять трудовые книжки можно только в соответствии с новыми требованиями. Далее мы рассмотрим образец заверенной копии.

Закон срок годности копий документов не регламентирует. Однако нужно иметь в виду, что копия трудовой книжки может строго соответствовать подлиннику только на момент ее оформления. Это документ, который в любое время может быть дополнен новой записью (о переводе, например). И тогда копия уже не будет актуальной. Если к этому моменту потребность работника в копии еще не удовлетворена, придется делать новый вариант.

За несоблюдение правил хранения книжки на работодателя и организацию может быть наложен штраф. Для должностного лица он составит не более 5 тысяч рублей, а для организации 30-50 тысяч рублей.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

В случае утери оригинала, работодатель обязан выдать его дубликат, внеся в него все сведения, которые были указаны в книжке. Однако не всегда бывает просто восстановить записи от других работодателей, так как потребуется документальное подтверждение их наличия. При отсутствии таких доказательств работодатель может только вписать имеющиеся у него сведения и общее количество трудовых лет.

До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя – в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией. Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу. Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку. Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.

Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.
Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Законом он не определен и зависит от того, для каких целей предназначается копия. Различные организации могут устанавливать свои сроки. На практике копия требуется для представления в банк, в миграционную службу, с органы социальной защиты, в суд и др.
В случае выдачи гражданину кредита, цель банка – убедиться в его платежеспособности и «срок годности» может быть сокращен даже до 2-х недель, но, как правило, составляет один месяц. Для предоставления в суд – срок не ограничен.

Копия книжки также может потребоваться при оформлении визы или в процессе поиска нового места трудоустройства (подразумевается, что сотрудник ищет новую работу, не увольняясь с текущей должности). Новый работодатель затребует трудовую книжку, как одну из составных частей необходимого пакета документов.

Когда может понадобиться заверенная копия трудовой

• подтверждение, что у субъекта, оформляющего кредит, имеется стабильный доход и он сможет своевременно погашать задолженность;
• наличие гарантии возвращения кредита даже в тех случаях, если субъект самостоятельно не погашает задолженность. Предполагается, что кредитор, посредством судебного иска, может добиться компенсации выданных под процент сумм с помощью взысканий с заработной платы субъекта;
• доказательство данных, предоставленных лицом в анкете;
• формирование доверия к субъекту на основании его трудовой истории. Кредитные учреждения отдают предпочтение тем гражданам, которые стабильно трудятся в одной компании или редко меняют место трудоустройства, что подразумевает устойчивость финансового положения гражданина;
• определение причины увольнения сотрудника. Так, нередки ситуации, когда банк может отказать в предоставлении лицу кредита, если оно было уволено с предыдущего рабочего места вследствие нарушения трудовой дисциплины (из-за прогулов, аморального поведения и т.п.).

Особенности заверения копии трудовой книжки

С целью получения заверенной копии документа работнику следует оформить заявление с соответствующим прошением на имя управленца предприятия (в случае наличия кадрового отдела – на имя начальника указанного подразделения). Если предприятие малое, то субъект вправе обратиться к руководителю с устным прошением.