Как правильно вносить запись в опись личного дела муниципальным служащим

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Опись документов в личном деле работника. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

В отличие от другой ценной документации ( у которой опись, как правило, располагается последней по списку), в личном деле она находится в самом начале. В ней перечисляется вся подшитая в личное дело документация. Так, в табличную часть данного регистра вносится следующая информация о документах:

Порядок хранения архивных документов должен быть организован в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Федерального архивного агентства от 06.02.2021 (далее — Архивные правила). В соответствии с п. 6.4.5.1 указанных Архивных правил опись — это первичный учетный документ для учета дел по личному составу, а также для дел, срок хранения которых превышает 10 лет.

Зачем нужна опись?

При этом обычно опись состоит из нескольких страниц, которые нумеруются отдельно от сквозного учета страниц в самом личном деле. В личных делах такие документы, как приказы/распоряжения, справки, заявления/ходатайства, извлечения из приказов, свидетельства и пр., располагаются в строгом хронологическом порядке — от самых первых к последним. Вначале подшивается вся документация, касающаяся приема на работу, а в самом конце — все, что связано с увольнением.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее.

Нормативная база

Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

4.2. Характеристика должна объективно отражать деловые и личные качества муниципального служащего, уровень его подготовки, опыт работы по специальности или должности, отношение его к работе, поощрения, наличие правительственных наград. Характеризуется отношение к муниципальному служащему в коллективе, моральные качества, семейное положение, наличие детей. В конце характеристики указывается ее назначение.

3.1.3. В графе «Образование» должны применяться следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

Ленинградской области

1.1. Настоящее Положение разработано на основании Федерального Закона от 02 марта 2021 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», Областного закона от 11.03.2021 г. № 14-оз «О правовом регулировании муниципальной службы в Ленинградской области», в соответствии с Указами Президента Российской Федерации от 18.05.2021 г. № 559 «О представлении гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими сведений о доходах, об имуществе и об их обязательствах имущественного характера» и от 30.05.2021 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» в действующих редакциях, областного закона «О правовом регулировании государственной службы в Ленинградской области» от 25 февраля 2021 года N 11-оз, Постановления губернатора Ленинградской области № 505-пг от 16.11.2021 г. «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Ленинградской области» и определяет порядок комплектования, ведения и хранения личных дел лиц, замещающих должности муниципальной службы в местной администрации МО Лопухинское сельское поселение (далее — муниципальных служащих).

Рекомендуем прочесть:  1 Человек Питание Месяц Стоитм Ость

В будущем в опись вносятся другие документы, которые подшиваются к личному делу. Указывается процесс изъятия и возврата тех или иных бумаг. Обязательно в компании назначается сотрудник, который наделяется обязанностью по хранению данной документации.

Является ли обязательной

  • при составлении каждой описи используется произвольная форма, но такой способ является удобным только в случае, если в компании трудится мало работников;
  • разрабатывается собственная уникальная форма, которая фиксируется в учредительной документации фирмы, после чего сотрудники пользуются ею при составлении описи.

Как описывается документ

  • заголовок содержит название описи, а также личные сведения о сотруднике;
  • приводится наименование компании, где трудится гражданин;
  • в таблицу включаются все документы, имеющиеся в личном деле;
  • в описание любой документации должны входить следующие сведения: номер документа, его индекс, дата формирования, дата подписания руководителем, наименование бумаги, число листов, а также примечания, с помощью которых можно понять, каково содержание данной документации;
  • если документ по разным причинам изымался из личного дела, то приводится информация о дате и причине изъятия.

Однако сейчас многие архивы систематизированы и не заполняют данные строчки от руки, как это было раньше, а проставляют заранее подготовленный штамп, поэтому организации достаточно будет оставить сверху немного места для него.

Из чего состоит папка?

Однако закон и не запрещает указанным лицам по своему желанию вводить у себя на предприятии подобную систему. Только в случае ее принятия требуется издание локального акта работодателя, например, приказа, распоряжения, который раскрывал бы правила обращения, хранения и заполнения личного дела на данном предприятии и возлагал ответственность за сохранность персональной информации, хранящейся в нем на конкретного работника.

Формирование личного дела

  • По центру с отступом сверху места для штампа архива указывается наименование полное и сокращенное, составившей личное дело организации.
  • Еще ниже, также по центру указывается наименование отдела предприятия, где работает человек. Важно после указанной строчки оставить немного места, для уточнения указанной информации, при смене сотрудником отдела. В таком случае наименование предшествующего отдела берется в скобки.
  • Указывается номер дела, только перед ним вначале прописывается индекс по номенклатуре дел фирмы (Дело № 05 (индекс) — 256 (номер)).
  • Далее идет заголовок дела, в данном случае это ФИО работника, на которого оно заведено.
  • В правом нижнем углу указываются крайние даты, то есть дата открытия дела (день приема на работу) и закрытия (день приказа об увольнении). Также сколько листов содержится в деле, после его описи и срок хранения.

  1. Трудовой кодекс РФ (глава 14).
  2. ФЗ от 27.07.2021 № 152 «О персональных данных».
  3. ФЗ от 22.10.2021 № 125 «Об архивном деле в РФ».
  4. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2021.
  5. ГОСТ Р 6.30-2021, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2021 № 65-ст (с 01.07.2021 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2021, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2021 № 435-ст).
  6. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2021 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».
Рекомендуем прочесть:  В Какое Время Можно Работать В Субботу

Правила ведения и оформления

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2021 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Нормативная база

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

  • а) декларированный годовой доход гражданских служащих;
  • б) перечень объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием вида, площади и страны расположения каждого из них;
  • в) перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных бумаг, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности.

Нормативная база для ведения личных дел

Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения лица с гражданской службы, после чего передаются в архив (п. 23 Положения).

Обеспечение защиты персональных данных личных дел

6.1. Право на ознакомление с содержанием личного дела муниципального служащего, помимо самого муниципального служащего, имеют глава администрации МО Лопухинское сельское поселение и специально уполномоченные им лица.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Личное дело: что это такое и зачем вести

  • Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
  • В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
  • Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
  • Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
  • Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.

Очевидно, что такая работа должны выполняться своевременно. Если в организации не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой.

д. (для научных и научно-педагогических работников, замещающих должности на конкурсной основе). Далее в хронологической последовательности помещают копии документов: — подтверждающих изменение биографических данных работника (документы органов ЗАГС, дипломов и др.); — отражающих профессиональные качества работника (характеристики, аттестационные листы, отзывы и др.). Специалист кадровой службы, ответственный за ведение личных дел, обязан своевременно вносить копии документов об изменении в служебном положении или биографических данных работника.

О передаче личного дела на новое место работы

Такой порядок может быть утверждён на региональном уровне, локальном уровне, в рамках инструкции по ведению кадрового делопроизводства в конкретном Министерстве. Так, например, согласно Указу Мэра Москвы от 15.06.2021 N 44-УМ «О порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих города Москвы» (вместе с «Положением о ведении личных дел государственных гражданских служащих города Москвы»):

Если гражданин, личное дело которого хранится в кадровом отделе государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанным подразделением в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы (п. 23 Положения).

Определения термина «личное дело» в Трудовом кодексе нет. А вот норм, упоминающих его, а также обязывающих его вести, предостаточно — это и федеральные законы, и указы Президента РФ, и постановления Правительства РФ, и ведомственные приказы. Среди норм Федеральных законов можно выделить:

Рекомендуем прочесть:  Ведение каких книг и журналов строго обязательно для кадрового делопроизводства?

Общие сведения о личном деле

Кроме этого, в начале каждого личного дела должна быть внутренняя опись документов. Она составляется на отдельном листе и содержит сведения о номерах страниц личного дела, на которых расположены документы, что помогает быстро найти необходимый документ.

Как правило, заводиться книга или журнал учета личных дел. В ней по порядку вновь создаваемому делу присваивается номер по предприятию, который затем проставляется непосредственно на нем самом. Нумерация дел, осуществляется только по данному журналу.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

Законодательные требования

  • Предъявляемые человеком при трудоустройстве: заявление в данную организацию о приеме на работу на определенную должность.
  • Резюме или автобиография, коротко раскрывающая всю необходимую информацию о сотруднике.
  • Копии основных персональных документов (паспорт, СНИЛС, ИНН).
  • Копии дипломов, подтверждающие уровень образования и квалификацию сотрудника.
  • Рекомендательные письма или характеристики с предыдущего места работы.
  • Документы, издаваемые самим работодателем, а также подтверждающие изменение у работника персональных данных, например, приказ о приеме на работу, иные приказы, например, о переводе на другую должность, в другой отдел, о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении.
  • Кадровая справка.
  • Трудовой договор и возможные дополнительные соглашения к нему.
  • Листы, подтверждающие прохождение работником аттестации.
  • Свидетельства, справки и иные документы, подтверждающие изменение личной информации о сотруднике.
  • Должностные инструкции, с отметкой об ознакомлении с ними сотрудника.
  • Внутренняя опись.

  • а) иные данные о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, кроме указанных в п. 13 Положения;
  • б) данные о супруге, детях и иных членах семьи гражданского служащего;
  • в) данные, позволяющие определить место жительства, почтовый адрес, телефон и иные индивидуальные средства коммуникации гражданского служащего, а также его супруги (ее супруга), детей и иных членов его семьи;
  • г) данные, позволяющие определить местонахождение объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании;
  • д) информацию, отнесенную к государственной тайне или являющуюся конфиденциальной.

Нормативная база для ведения личных дел

Представляется правильным направлением развития регулирование некоторых случаев раскрытия данных о государственном служащем, предусмотренные (детализируя требования закона) Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30 мая 2021 г. № 609.

Личное дело государственного служащего. Кадровая работа

Отметим, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, могут быть применены меры не только дисциплинарной ответственности, но и административной. Так, на основании ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) возможен штраф, налагаемый на должностных лиц в размере от 500 до 1 000 руб., на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 руб.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2021. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2021 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Что допускается, но с согласия работника

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Мария
Юридический опыт - 15 лет.
Оцените автора
Отвечает на юридические вопросы юрист с 15 летним стажем