Кадровый учет с нуля пошагово в ооо

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Алгоритм кадрового делопроизводства с нуля. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

В любой компании есть сотрудники, а это значит, что нужно организовывать кадровое делопроизводство. В больших организациях оно налажено, но в только начинающей свою деятельность компании нужно создавать его с нуля.

Этапы создания кадрового делопроизводства

Сотруднику, который занимается организацией делопроизводства, нужно взять у руководителя копии учредительных документов. Кадровая документация составляется именно на их основании. Информация о порядке найма директора берется из Устава. Там же можно посмотреть иные условия трудоустройства:

Изучение учредительной документации

В трудовом распорядке нужно зафиксировать график работы компании. К примеру, это может быть посменная работа. Если требуется, в документ можно внести нюансы корпоративной этики, требования к внешнему виду сотрудников.

При создании службы или отдела понадобится создать определенные регламентирующие документы, а именно положение о службе (отделе) и должностные инструкции работников. В случае возложения обязанностей на бухгалтера или секретаря понадобится прописать функции кадровика в должностную инструкцию выбранного работника. Если существует такая необходимость, рекомендуется направить бухгалтера или секретаря на курсы кадрового делопроизводства. Это поможет повысить квалификацию работников, на которых будут возложены обязанности по кадровым вопросам. А вот если было принято решение сотрудничать со сторонними организациями по вопросу передачи им обязанностей по ведению учета, то обязательным образом требуется заключение договора.

Кто должен вести учет?

Подводя итог данной статье, стоит отметить, что кадровый учет и управление персоналом – это взаимосвязанные процессы, где от качества организации первого будет полностью зависеть кадровая политика предприятия.

Что делать, если невозможно самостоятельно организовать кадровый учет пошагово с нуля?

• ведение кадрового учета согласно трудовому законодательству;
• составление и формирование отчетности по вопросу кадров;
• произведение своевременных согласований всех кадровых процессов с расчетным отделом или бухгалтерией.

После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

• должностные инструкции;
• Положение об оплате труда и премировании;
• инструкция по кадровому делопроизводству;
• Положение о коммерческой тайне;
• Положение об аттестации;
• коллективный договор;
• Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
• Положение о командировках;
• личные дела сотрудников и т.д.

Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о персональных данных;
• график отпусков;
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• табель учета рабочего времени.

Ведение кадрового учета трудоемкая работа, которая требует наличия штатной единицы квалифицированного специалиста по работе с кадрами, что приводит к увеличению управленческих расходов. Мы предлагаем Вам решить эту проблему и оказать Вам наши услуги по ведению кадрового учета Вашей компании, за сумму, которая будет в десятки раз ниже, чем содержать собственный отдел кадров.

Стоимость ведения кадрового учета

Стоимость данной услуги в нашей компании составляет от 5 000 рублей до 10 000 рублей, в зависимости от выбранного пакета услуг . При заключении договора на оказание бухгалтерских услуг, ведение кадрового учета осуществляется бесплатно!

Преимущества сотрудничества

Ведение кадрового учета компаний, стоимость ведения кадрового учета от 5 000 руб., бесплатные услуги курьера . Услуги кадрового учета: составление внутренних локальных актов, положений, оформление записей в трудовые книжки сотрудников.

1. наименование работодателя (организации, индивидуального предпринимателя);
2. дата составления и регистрационный номер документа;
3. срок трудоустройства, ограниченный датой принятия на работу и датой предусмотренного выбытия сотрудника;
4. ФИО оформляемого работника;
5. наименование подразделения;
6. должность нанимаемого сотрудника;
7. условия трудоустройства, характер работы;
8. размер оговоренной ставки (оклада);
9. величина обусловленной надбавки;
10. продолжительность испытательного срока (максимум 3 месяца), предусмотренного договором;
11. основание для издания данного распоряжения (ссылка на трудовой договор);
12. подпись руководителя (с расшифровкой);
13. подпись работника об ознакомлении с данным приказом.

1. Документы о наличии у наемного работника соответствующего образования.
2. Медицинская книжка (бумага о прохождении нанимаемым сотрудником обязательного медосмотра).
3. Документ о наличии или отсутствии у гражданина судимостей.

Трудовой договор

Следует отметить, что необходимость ведения кадрового учета и делопроизводства возникает в практике управления персоналом именно тогда, когда наемный работник оформляется на предприятии или у индивидуального предпринимателя с заключением трудового договора.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

С какой целью осуществляется

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

1. Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
2. Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.

Виды кадровой документации

1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
   • трудовой договор;
   • приложения к трудовому договору;
   • трудовая книжка;
   • личное дело сотрудника;
   • прочие документы.
2. Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы?»
3. Внутренняя служебная переписка.
4. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу».
5. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1

1. Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
2. Устав ООО.
3. Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
4. Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
5. Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
6. Положения о создании филиалов, подразделений.
7. Перечень аффилированных лиц.
8. Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.

• ведение воинского учета;
• регламентация трудовых отношений;
• создание и регистрация различных приказов и распоряжений (например, о приеме на работу, поощрении работника и т. п.);
• организация труда и другие моменты.

Бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках предприятия

Для наших пользователей, желающих самостоятельно вести бухгалтерию ООО, мы хотим предложить онлайн-программу 1С Предприниматель. Это абсолютно новый инструмент для повышения эффективности бизнеса, который позволяет:

Штрафы за неведение кадрового учёта

Образцы трудовых договоров (на разные случаи кадровой жизни, с разными условиями) есть на нашем сайте в свободном доступе >> Сразу обдумайте и включите в трудовой договор условия, которые выгодны и необходимы работодателю (при этом контролируйте, чтоб они не нарушали закон, иначе такие условия будут признаны недействительными, а работодатель может понести убытки).

На предприятии должны в обязательном порядке присутствовать также несколько журналов учета, которые тоже находятся в сфере ответственности лиц, занимающихся кадровым учетом. К таким журналам можно отнести:

1. Отдел кадров. На крупных предприятиях кадровый учет является настолько сложной и комплексной задачей, что выполнять ее должно целое структурное подразделение, или даже разветвленная система из ряда структурных подразделений.
2. Специалист по кадровому делу. Образование по направлению «Кадровое дело» можно получить во многих ВУЗах страны. Кроме этого, стоит отметить, что сейчас есть и множество упрощенных и ускоренных курсов, предоставляющих возможность получить необходимые базовые знания в кадровом деле всего за несколько месяцев обучения.
3. Бухгалтер или секретарь. Часто функции специалиста по кадрам, особенно в небольших компаниях, возлагаются на секретаря руководителя или бухгалтера, либо какого-то иного специалиста, имеющего понимание основ кадрового дела.
4. Компания-аутсорсер. Так как сейчас аутсорсинг является достаточно распространенным способом решения различных задач в рамках ведения предпринимательской деятельности, есть большое количество специалистов и компаний, готовых обеспечить на условиях аутсорсинга ведение кадрового учета на предприятии заказчика.
5. Сам работодатель или директор. Наконец, предприниматель или директор могут самостоятельно вести кадровый учет на предприятии, независимо от наличия у них образования и опыта работы.

Кадровый учет — что это такое

Сначала необходимо разработать штатное расписание. В нем указываются существующие или планируемые должности сотрудников, количество работников и заработная плата.

• Приказы, которые относятся к деятельности сотрудника. К примеру, это могут быть приказы о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность. Эти документы будут храниться на протяжении 75 лет.
• Кадровые приказы. Срок хранения бумаг составляет 3-5 лет.
• Карточки Т-2, в которые вносится информация о сотрудниках.
• Трудовые книжки.
• Трудовые договоры.

Изучение учредительной документации

Кадровый учет для ИП носит обязательный характер. Несоблюдение требований трудового законодательства влечет за собой наложение на индивидуального предпринимателя административных санкций.

Разработайте штатное расписание

А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста. Достоинства этого способа в том, что работа организовывается руководителем так, как ему нравится и регулируется, и контролируется по его собственным принципам.

Обязательным является ведение личных дел, которые заводятся на каждого сотрудника предприятия. Оно включает в себя личную карточку кадрового учета, заявление о приеме, копию паспорта, копии документов об образовании, справку о прохождении медицинского осмотра, копию военного билета (в случае, если таковой имеется) и прочие документы, которые образуется в ходе осуществления работником трудовой деятельности. А также еще одной и очень важной задачей является заполнение трудовых книжек.

Цели и задачи

Подытожив вышесказанное, хочется отметить важность правильного ведения кадрового делопроизводства. Правильно подобранный коллектив отдела кадров будет служить вам надёжным гарантом защиты своих прав и сведения к нулю ошибок при проведении различных государственных проверок.

Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей

• Конституция, Гражданский и Трудовой кодексы, а также частично Уголовный и Семейный;
• законодательные акты по профилю организации в вопросах, касающихся работы с персоналом;
• нормативные акты местного значения;
• различные классификаторы, правила и инструкции федерального уровня;
• внутренние нормативные документы, например, инструкция по кадровому делопроизводству;
• приказы и распоряжения руководства.

Кадровый учёт — это учёт деятельности всех сотрудников, занимающих определённые должности в компании. Он необходим для организации законных и максимально эффективных трудовых отношений между работником и нанимателем.

Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Мы возьмем на себя не только обязанности, но и ответственность.

Новые требования к кадровому учету от 2022 года

• должностные инструкции;
• Положение об оплате труда и премировании;
• инструкция по кадровому делопроизводству;
• Положение о коммерческой тайне;
• Положение об аттестации;
• коллективный договор;
• Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
• Положение о командировках;
• личные дела сотрудников и т.д.

1. Подбор законов и нормативных документов для последующей регламентации работы. В обязательном порядке нужно обратить внимание на следующие:
   • Трудовой кодекс РФ. Необходим в полном объеме, поскольку ситуации бывают разные, и периодически все равно придется что-то перечитывать. Наиболее важные разделы — те, которые посвящены понятию нормальной положительности рабочего времени, его учету и нормированию (гл. 15–16, 22), оплате труда, ее составным частям, формам и системам (гл. 21), длительности отпусков и условиям возникновения права на них (гл. 19). Также в обязательном порядке нужно ознакомиться с правами и обязанностями работника, которые закреплены на законодательном уровне.
   • Альбом первичной документации на основе постановления Госкомстата РФ от 04.01.2022 № 1. Четкое следование образцам, представленным в нем, необязательно, поскольку компаниям разрешено разрабатывать бланки самостоятельно, но с указанием в них обязательных реквизитов. В то же время представляется нецелесообразной разработка избыточного количества собственных форм, поскольку для большинства операций уже существуют типовые бланки с необходимым набором реквизитов. Достаточно дополнить их недостающими полями.
   • Порядок ведения и учета трудовых книжек, утвержденный постановлением Правительства РФ от 16.04.2022 № 225, где раскрыты все аспекты использования основного документа для отражения стажа работника.
   • Рекомендации, утвержденные Генштабом ВС России 11.04.2022, регулирующие тонкости ведения учета военнообязанных граждан.
   • Базовые стандарты делопроизводства и кадрового дела на основе приказа Росстандарта от 17.10.2022 № 1185-ст, постановления Госстандарта от 03.03.2022 № 65-ст, приказа Минкультуры от 25.08.2022 № 558 , постановления Правительства РФ от 15.06.2022 № 477.

N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», N Т-13 «Табель учета рабочего времени», N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», N Т-51 «Расчетная ведомость», N Т-53 «Платежная ведомость», N Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», N Т-54 «Лицевой счет», N Т-54а «Лицевой счет (свт)», N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Примечания

Главное в делах подобного рода — внимательность и скрупулезность в мелочах, поскольку незначительные ошибки в документации могут повлечь для компании серьезные неприятности как финансового, так и репутационного характера.

• ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;
• регистрации кадровых приказов;
• регистрации приказов о приеме на работу;
• регистрации приказов по очередным отпускам;
• учета больничных листов;
• регистрации трудовых договоров;
• учета командированных работников;
• учета рабочего времени;
• учета движения трудовых книжек;
• учета личных карточек;
• учета проверок.

Так что проще изначально поставить систему учета в соответствии с законами, нежели позже согласовывать каждое изменение документов о труде с персоналом или отбиваться от проверяющих органов и платить огромные штрафы.

Кадровый учет с нуля. Как правильно вести кадровый учет в организации: с чего необходимо начать?

• разработать стандартные локальные нормативные акты (подробнее о том, какие документы относятся к ЛНА смотрите ниже);
• разработать штатную расстановку (штатное расписание по форме № Т-4);
• разработать соглашение о материальной ответственности (при необходимости);
• подготовить типовые трудовые договоры по всем имеющимся в штатном расписании должностям;
• оформить личную карточку работника по форме № Т-2;
• разработать бланки заявлений для работников (прием, увольнение, перевод, отпуск и т.п.);
• подготовить внутренние типовые приказы (о возложении обязанностей, движения работников и т.п.).

Восстановление требуемого порядка в документах, в отличие от организации кадрового делопроизводства с нуля, является, с одной стороны, более простым процессом, так как многие деловые бумаги и журналы уже созданы, но с другой — может оказаться и более сложным, так как потребуется обнаружить недочеты в существующей системе.

C чего начать кадровый учет на предприятии в 2022 году (законодательные основы)

Кадровый учет на предприятии представляет собой, с одной стороны, работу организации по документальной фиксации всех изменений в трудовой жизни и деятельности коллектива в целом и каждой штатной единицы компании в отдельности, а с другой — непосредственно кадровый документооборот. Организации кадрового учета на предприятии должно предшествовать знакомство с законодательной базой по этому вопросу. Нужно сказать, что нормативных актов, относящихся к кадровому делопроизводству, достаточно много, так как в их число входят не только законы, но также ведомственные постановления, приказы и различные ГОСТы.

Кадровый учет с нуля пошагово в новой организации (в ООО)

Большое количество вопросов о необходимости ведения кадрового делопроизводства возникает у индивидуальных предпринимателей. Мнение законодателя по этому поводу однозначно: если ИП имеет хотя бы одного наемного работника, кадровый учет должен вестись в полном объеме.