8 Организация Документооборота В Юридической Службе

Содержание

8 Организация Документооборота В Юридической Службе

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждой организации. При этом необходимо соблюдать следующие принципы:

В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, Плановые документы, отчетной документации, договорной документации

Организация документооборота в юридической службе

Делопроизводство, как деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов, регламентируется ГОСТ Р 7.0.8–2022 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [1]. а также ГОСТ Р ИСО 15489-1-2022 «Национальный стандарт Российской Федерации.

Вашему вниманию предлагаются образцы оформления корпоративных документов (совместных приказа и распоряжения, служебных записок). В современных условиях глобализации наблюдается тенденция укрупнения промышленного производства, которая приводит к образованию гигантских корпораций. В России возникает все больше и больше объединенных компаний. Как правило, эти компании (холдинги) образуются путем слияния нескольких организаций или, наоборот, выделения из одного предприятия нескольких юридических лиц, взаимодействующих друг с другом как единое целое.

Организация электронного документооборота кадровых служб (бюджетных учреждений)

Напомним, что во всех организациях должны применяться унифицированные формы, за исключением ряда форм по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, которые не используются в работе бюджетных учреждений (п. 2 Постановления N 1).

Кроме того, в целях адаптации нетипового проекта «АСУ-кадры» для заполнения и распечатки через АРМ кадровика унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2022 N 1 (далее — Постановление N 1), можно использовать в локальном правовом регулировании следующие отраслевые стандарты (скорректированные применительно к специфике организации):

Организация документооборота в кадровой службе

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации [2, С.89].

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат и т.п.), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.), должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Организация электронного документооборота кадровых служб

Итак, для организации внутреннего электронного документооборота кадровых служб необходимы АРМ и «АСУ-кадры». Автоматизированное рабочее место в основном ориентировано на пользователя, не имеющего специальной подготовки по использованию вычислительной техники. Основным назначением АРМ можно считать децентрализованную обработку информации на рабочих местах, использование соответствующих «своих» баз данных при одновременной возможности вхождения в локальные сети АРМ и ПК, а иногда и в глобальные вычислительные сети, включающие мощные ЭВМ.
АРМ — это специализированная система, представляющая собой комплекс технических средств и программного обеспечения, ориентированный на конкретного специалиста (от руководителя отдела кадров до табельщика и дежурного бюро пропусков). АРМ является основным средством автоматизации профессиональной деятельности, системой, структура которой (то есть совокупность всех подсистем и элементов) определяется функциональным ее назначением. Она включает совокупность подсистем: технической, информационной, программной и организационной.
К технической подсистеме относятся аппаратные средства, необходимые для выполнения определенной трудовой функции. В состав оборудованного АРМ входят, как правило, ПК, принтер, сканер, средства связи с другими АРМ, работающими в общей сети учреждения, а также другие средства связи (телефон, телекс, телефакс). Одним из важнейших факторов, определяющих эффективность работы на АРМ, является наличие «дружественных» средств интерфейса по отношению к сотруднику отдела кадров, обеспечивающих комфортность работы на машине. К аппаратным средствам необходимы прикладные программы, такие как текстовые редакторы, электронные таблицы, средства деловой графики, то есть офисные приложения.
К информационной подсистеме относятся массивы информации, хранящейся в локальных базах данных, как правило, на дисковых накопителях. Сюда же относятся и системы управления базами данных.
Программное обеспечение включает операционные системы, сервисные программы, стандартные программы пользователей и пакеты прикладных программ, выполненные по модульному принципу и ориентированные на решение определенного класса задач, обусловленного назначением АРМ. По мере необходимости в программное обеспечение включаются также пакеты программ для работы с графической информацией.
Организационное обеспечение АРМ имеет своей целью организовать их функционирование, развитие, подготовку кадров, а также администрирование. К последнему относятся планирование работы, учет, контроль, анализ, регулирование, документальное оформление прав и обязанностей пользователей АРМ.
«АСУ-кадры» является программой, активно использующей сетевое соединение отдельных компьютеров в локальную вычислительную сеть (ЛВС). Только при этом становится возможной передача информации с любого рабочего места пользователя на сервер и обратно. Скорость передачи данных по сети естественным образом влияет на общую скорость работы всего АРМ. В свою очередь, скорость прохождения информации от сервера к локальному компьютеру пользователя определяется комплексом программно-аппаратных средств, которые и составляют локальную вычислительную сеть.
В настоящее время существуют различные способы связи разрозненных компьютеров в единое целое, то есть в сеть. Спектр аппаратных средств и программ для управления ими широк. Как выбрать тип сети и ее программного обеспечения? Неправильный выбор может в дальнейшем привести к невозможности функционирования программ в случае увеличения числа АРМ или возрастания требований к скорости и объемам передаваемой информации. Ясно, что необходимо в достаточной степени понимать принципы организации ЛВС, чтобы грамотно выбрать аппаратные и программные средства для ее построения.
Уточним, что же собой должны представлять типовые АРМ руководителя кадровой службы и исполнителя кадровой работы. При этом на выбор конкретных технических средств (которые различаются функциональными, объемными и стоимостными показателями) влияют такие факторы, как объем документооборота, способ эксплуатации технических средств, объем копируемых документов, технологические и эксплуатационные характеристики оборудования, марка (фирма-производитель), стоимость эксплуатации.
Так, АРМ начальника отдела кадров и менеджера по управлению персоналом состоит из:
— ПК, включающего в себя системный блок, дисплей (монитор), клавиатуру, мышь;
— телефона и многофункционального устройства, которое включает в себя сканер, принтер и ксерокс (на отдел);
— факса-модема, который используется для передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера;
— шредера — уничтожителя бумаги.
Такое АРМ обеспечит обмен сведениями между отделом кадров и бухгалтерией, а также снабжение иных подразделений открытой кадровой информацией. Кроме того, оно позволит создать банк данных о персонале организации, своевременно пополнять этот банк и оперативно предоставлять необходимую информацию допущенным к ней пользователям.

Каково правовое значение понятия «электронный документ»? Какие нормативные акты содержат критерии признания его достоверным и допустимым не только как средство документооборота, но и как письменное доказательство в гражданском судопроизводстве при возникновении трудового спора?
Базовыми в части регулирования порядка ведения в сфере трудовых отношений электронного документооборота являются законы, связанные с операциями с информацией. Существует отдельная комплексная отрасль законодательства — информационное право. Это прежде всего федеральные законы:
— от 10.01.2022 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» в ред. от 08.11.2022 (далее — Закон о ЭЦП). В нем дано определение понятия электронного документа — это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Электронная цифровая подпись — это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
— от 22.10.2022 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2022), где сказано, что документы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
— от 27.07.2022 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от 21.07.2022). В нем указано, во-первых, что информация — это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления, во-вторых, что электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин (в том числе ПК), а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
— от 27.07.2022 N 152-ФЗ «О персональных данных» (в ред. от 25.07.2022), с которым тесно юридически связана гл. 14 «Защита персональных данных работника» ТК РФ (ст. 85-90).
Анализ Закона об ЭЦП позволяет утверждать, что часть общественных отношений, в которых используется электронный документооборот, осталась вне правового регулирования, в том числе трудовые и связанные с ними отношения, являющиеся предметом трудового права. В законодательстве понятие «электронный документ» используется неоднозначно. На практике это нередко приводит к разногласиям между работодателем и работником, в частности, по поводу использования при обработке персональных данных последнего бумажных и электронных носителей информации.
Сразу отметим, что актов нормативного либо рекомендательного характера, направленных на правовое регулирование электронного документооборота в трудовых отношениях, мы не обнаружили. Тем не менее, сейчас действует ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (утвержден Постановлением Госстандарта СССР от 09.10.1984 N 3549). В этом стандарте определены требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также установлен порядок внесения в них изменений.
Немаловажным документом, в том числе для ведения электронного документооборота, является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28). Из него следует, что юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Кроме того, в целях адаптации нетипового проекта «АСУ-кадры» для заполнения и распечатки через АРМ кадровика унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2022 N 1 (далее — Постановление N 1), можно использовать в локальном правовом регулировании следующие отраслевые стандарты (скорректированные применительно к специфике организации):
— ОСТ 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров»;
— ОСТ 4.071.035-83 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Классификация и кодирование информации» .
Напомним, что во всех организациях должны применяться унифицированные формы, за исключением ряда форм по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, которые не используются в работе бюджетных учреждений (п. 2 Постановления N 1).
В любом случае введению в практику электронной системы документооборота между работниками, представителями работодателя и подразделениями организации должен предшествовать приказ руководителя. При этом кадровики не вправе подменять документы на бумажном носителе, подписанные надлежащими лицами, копиями этих документов, содержащимися в ПК. В случае трудового спора, например, об увольнении работника, действующее законодательство не позволяет рассматривать в качестве достаточного доказательства приказ об этом в виде распечатки оригинала, находящегося на диске ПК. Такая ситуация сложилась из-за того, что ни контрольно-надзорные органы, ни КТС, ни суд не имеют надлежащего оборудования, позволяющего без прерывания процесса рассмотрения трудового спора (как при почерковедческой экспертизе) убедиться в волеизъявлении руководителя учреждения, если документ содержит факсимильную или электронно-цифровую, а не рукотворную подпись.

Организация и состояние документооборота

Система договорной документации. В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.

Организация юридически значимого электронного документооборота

Данный подход является более полным решением и позволяет придать юридическую значимость создаваемым в системе «ДЕЛО» электронным документам благодаря обеспечению ряда условий (установленных законодательно):

Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Организация работы службы документооборота

К санитарно — трудовым факторам относят световой режим, который включает освещённость помещения и освещённость рабочего места. Создание оптимальных акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, звукоизоляцию средств механизации и т.д.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического ста-

Порядок организации документооборота договоров

К локальным нормативным актам в качестве приложений разрабатываются формы (бланки) договорной документации. Содержание этих бланков отражает основные реквизиты и условия будущего договора. В определенной степени они облегчают и ускоряют процесс заключения договоров. Поэтому очень важно обеспечить их своевременную разработку. Вместе с тем следует указать, что формы договорной документации носят вспомогательный характер. В процессе заключения договоров и согласования его условий стороны могут вносить в них изменения и дополнения: исключить из них отдельные пункты, включить другие и т.д.

В тех случаях, когда у подразделения предприятия, получившего проект договора, имеются замечания по его условиям, договор оформляется с протоколом разногласий. Юридический отдел, если он не участвовал в составлении протокола разногласий, должен при визировании проекта договора проверять законность и правильность составления протокола разногласий.

Организация делопроизводства в Цивильском аграрно-технологическом техникуме Минобразования Чувашии

Виды и функции информационно-справочных документов. Порядок ведения протокола во время заседания, его обязательные реквизиты. Правила оформления объяснительных записок и предъявляемые к ним требования. Классификация актов, составные части их текста.

Порядок составления служебных документов: требования к тексту документа и его элементы. Текущее хранение документов: понятие номенклатуры дел, формирование и хранение дел. Информационно-справочные служебные документы — их виды, составление и оформление.

Организация документооборота

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли.

В управление делами входят следующие структурные подразделения: секретариат (в состав которого входят приемная комиссия); инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов; канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро учета, отдел писем.

Организация документооборота в бухгалтерской службе

в) первичные и сводные учетные документы должны быть составлены на бумажных носителях или, при наличии технических возможностей учреждения, на машинных носителях в виде электронного документа с использованием электронно-цифровой подписи (далее — электронный документ).

Для обеспечения своевременного и достоверного отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни (результатов операций) первичный учетный документ формируется в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции (п. 9 Инструкции N 157н).

Организация документооборота

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Требования к бланкам документов, порядок организации документооборота. Особенности подготовки и оформление отдельных видов документов. Приходный кассовый ордер, счет-фактура, платежные поручения. Порядок хранения первичных документов и учетных регистров.

Документооборот организации

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства-специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Документооборот-сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Организация работы с документами на предприятии документооборот (стр

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-референты (секретари).