Положена ли компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2022 году
Поскольку путевой лист является первичным документом, он будет служить подтверждением того факта, что транспортное средство работника использовалось им для осуществления служебных поездок. В результате ни у кого не возникнет вопросов, были ли обоснованы понесенные расходы.
- Документ нормативного характера, принятый руководством компании, устанавливающий, что некоторые должности в фирме подразумевают использование разъездного характера выполнения работы, а также условия для начисления компенсационных выплат. К примеру, Положение про подобный характер работы или локальный приказ, определяющий список должностей с разъездным характером работы.
- Должностные обязанности, в которых прописано, что должен делать сотрудник в рамках своего рабочего функционала, и указано, что выполнение обязанностей невозможно без регулярных выездов (к клиентам для переговоров, проведения ремонтных работ и т.д.).
- Соглашение между сторонами трудовых отношений про использование в служебных интересах личного транспортного средства. Допускается оформление соглашения отдельным документом, который является приложением к трудовому контракту, или же оно может содержаться непосредственно в тексте самого трудового договора. В допсоглашении должна быть зафиксирована такая информация:
- основные характеристики автомобиля (тип, год выпуска, марка, объем двигателя и т.д.);
- в каком размере будет выплачиваться компенсация;
- какие расходы будут возмещены владельцу транспортного средства, порядок их расчета;
- документы, которые нужно предоставить работнику для подтверждения расходов и получения компенсации;
- порядок осуществления выплат.
Служебные поездки: нужен ли путевой лист, если автомобиль в личной собственности сотрудника
В статье 188 Трудового кодекса РФ сказано, что работник, уведомив работодателя, или действуя с его согласия, используя личное имущество, в том числе, собственный автомобиль в служебных целях, например, отправляясь на нем в командировку, должен получить соответствующую компенсацию. Кроме того, ему возмещаются все расходы, понесенные в служебной поездке, к таковым относятся и расходы, связанные с использованием личного авто. Так, в том чтобы использовать личное имущество в служебных целях, нет ничего предосудительного, более того, компания обязана компенсировать все расходы.
- документами о принадлежности транспортного средства сотруднику на праве личной собственности;
- расчетными данными о суммах компенсации;
- документами о фактическом использовании личного имущества работника в интересах компании (путевыми листами);
- документами о суммах понесенных сотрудником в служебной поездке расходов.
Оформление путевого листа при использовании личного автомобиля для служебных целей
Для выплаты этой самой компенсации Вам необходимо подготовить целый ряд документов:
1. Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы
2.Должностная инструкция Ваших сотрудников (где четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки)
3.Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.но можно эти моменты оговорить и в трудовом договоре
4.Приказ директора об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.Никаким образом путевой лист(форма 3) Вам не даст право на списание ГСМ т.к. автомобиль Ваша организация не арендует и он не находится в собственности.
Единственно верное решение в Вашем вопросе- это компенсация, ну а как Вы будете километраж учитывать при расчете компенсации, это уже на Ваше усмотрение. Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами (ст. 421 ГК РФ). Однако на практике очень часто работодатель предлагает регламентированный Правительством РФ размер компенсации, который равен
— для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2022 куб. см включительно — 1200 рублей;
— для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2022 куб. см — 1500 рублей;
— для мотоциклов — 600 рублей
вне зависимости от степени износа автомобиля — пробега, расхода ГСМ, ремонта и т.п. (Постановление Правительства РФ от 08.02.2022 N 92). Это объясняется тем, что компенсацию в таком размере работодатель может учитывать в расходах при исчислении налога на прибыль организации.Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2022 году
- Правильно составленный трудовой договор, где чёрным по белому написать об использовании личной машины сотрудника в служебных целях.
- Подтверждение того, что ТС реально числится как собственность сотрудника (достаточно технического паспорта).
- Взять за привычку составление справки-расчёта, где будет указана сумма компенсации, подтверждённая необходимыми документами. К ним в данном случае можно приравнять, как квитанции, так и накладные, и даже чеки.
- Издание приказа от руководителя о том, что затраты сотруднику действительно компенсируются в необходимом объёме.
Если хотите подойти к вопросу максимально грамотно, чтобы в дальнейшем у налоговой не возникало никаких вопросов по всем операциям, то должны быть предоставлены сопутствующие документы в подтверждение износа личного авто, возмещена тех или иных расходов.
Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2022 году
Компенсацию нужно начислять ежемесячно и в твердой сумме. Ее размер сотрудник и работодатель определяют в письменном соглашении. Количество календарных дней в месяце значения не имеет. Если сотрудник не выполнял на автомобиле служебные обязанности, компенсацию ему за это время не начисляйте.
Условие о том, что работнику положена компенсация за использование личного транспорта в служебных целях 2022, можно оформить соответствующим приказом руководителя. Но проще всего предусмотреть в отдельном пункте трудового договора или дополнительном соглашении к нему. Образцы оформления смотрите ниже.
НДФЛ с компенсации за использование личного транспорта в служебных целях 2022
Выплачивать работникам компенсацию за использование личного имущества нужно в соответствии с нормами статьи 188 Трудового кодекса. В свою очередь ограничения по размеру таких выплат в ней отсутствуют. Размер возмещения расходов, связанных с использование имущества работника, устанавливается в письменном соглашении, заключаемом между сотрудником и компанией.
Отметим, что наличие письменного соглашения не дает само по себе иммунитета от проверяющих. Компании придется подтвердить обоснованность выплаты и разумность выплачиваемых сумм. Для этого нужно иметь на руках следующие документы (см., например, письма Минфина от 12.09.2022 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170):
Порядок заполнения путевых листов при использовании личного автомобиля в служебных целях
Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы: Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы.
Е. А. Соболева, редактор журнала «Оплата труда: акты и комментарии для бухгалтера» Существует два подхода к оформлению отношений между работодателем и работником при использовании последним личного автомобиля в служебных целях: 2) на основе приказа руководителя выплачивается компенсация.
Использование личного автомобиля в служебных целях и заправка гсм 2022
В первом варианте алгоритм действий следующий: согласование вопросов с работодателем — написание заявления в бухгалтерию компании – приказ дирекции — ежемесячное (либо иное) погашение расходов и компенсация износа.
В случае отсутствия договоренностей относительно выплат в фиксированном размере, сумма подлежит расчету в четком соответствии с соответствующей внутренней документацией компании. С целью подтверждения того, что рассматриваемая разновидность начисления не может считаться прибылью сотрудника, а непосредственно компенсацией, возникает острая необходимость в наличии некоторой документации с целью выполнения взятых на себя должностных обязанностей.
Как Выглядит Путевой Лист Для Личного Транспорта В Служебных Целях 2022
- степень его износа и срок полезного использованияПисьмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2022 № 1343-19; п. 2 Письма ПФР от 29.09.2022 № 30-21/10260;
- интенсивность его использованияПисьмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2022 № 16-15/[email protected]
Однако к недостаткам подобного способа использования личного транспорта в служебных целях можно отнести необходимость уплачивать НДФЛ с арендных выплат сотруднику, оформлять заново страховку на транспортное средство и заключать дополнительный договор аренды.При этом все это нужно делать, устанавливая одновременно с этим новые локальные акты на предприятии, которые бы регулировали взаимоотношения с собственниками такового транспорта, работающими на предприятии.В вопросах же использования личного транспорта с применением подобного правового механизма следует отметить, что владелец автомобиля вправе предоставлять нанимателю транспорт как по договору аренды без экипажа, так и по договору аренды с экипажем, а также подряда, субподряда или прямого оказания услуг по перевозке или транспортному обслуживанию.
Штраф за езду без путевого листа
В соответствии с первым приказом, ПЛ может храниться не меньше 5 лет. Это значит, что при желании, любая организация вправе увеличить этот срок.
Документ для легковых авто требуется в том случае, когда осуществляется перевозка пассажиров, багажей, грузов. Эта норма распространяется и на легковое такси. В противном случае возможен штраф до 100000 рублей.
Использование личного транспорта в служебных целях 2022
А нужно ли оформлять путевые листы, чтобы ее выплатить? Специалисты Минфина считают, что нужно. Путевой лист – это первичный документ. Он подтвердит, что транспорт сотрудника действительно использовался для служебных поездок.
Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях 2022: учет Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2022 году не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но только в пределах установленных норм. А нормы определяются трудовым договором или приказом на выплату компенсации (письма Минфина России от 30.04.2022 № 03-04-05/25434, Минздравсоцразвития России от 12.03.2022 № 550-19).
Использование личного транспорта в служебных целях
- для федеральных государственных гражданских служащих (Постановление от 02.07.2022 № 563);
- для персонала органов внутренних дел (Постановление от 30.12.2022 № 1199);
- для сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органов (Постановление от 17.01.2022 № 14).
Хотя документы адресованы разным категориям лиц, правила назначения и выплаты денежной компенсации по всем ним сходны. Во-первых, она выплачивается сотрудникам, служебная деятельность которых носит разъездной характер в соответствии с их служебными обязанностями. Во-вторых, основанием для использования сотрудником личного транспортного средства в служебных целях является приказ руководителя соответствующего органа (учреждения). В-третьих, сотрудникам, использующим личное транспортное средство в служебных целях по доверенности его собственника, денежная компенсация выплачивается в таком же порядке. В-четвертых, для выплаты компенсации «разъездной» сотрудник подает заявление с указанием того, при исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.
Для сравнения представим распределение расходов по договору аренды авто с указанием услуг по управлению и технической эксплуатации между арендодателем и арендатором (если в их роли выступают работник и работодатель соответственно).
Компенсация расходов в командировке на такси и на личном транспорте
Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).
В любом случае в приказе необходимо указать следующую информацию: наименование организации, дату составления и номер распорядительного документа, данные сотрудника, наименование его должности, данные о месте, куда направляется работник для выполнения задания, длительность командировки (даты отъезда и прибытия)
Инструкция: заполняем путевой лист легкового автомобиля
Так, Приказ Минтранса России от 18.09.2022 № 152 (ред. Приказа № 476 от 07.11.2022) закрепляет ряд специфических сведений, которые должны быть раскрыты в обязательном порядке при заполнении путевого листа. К таковым следует относить:
Также в обязательном порядке должны быть проставлены отметки медработника о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотров. По результатам предрейсового осмотра медработник должен сделать запись «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».
