Как оформлять вкладыш в трудовую книжку образец

Содержание

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Оформление вкладыша в трудовую книжку: образец 2022 года. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

порча документа работодателем. Вкладыш может быть необратимо испорчен посредством физического воздействия человека. В случае непосредственной вины работодателя оплата нового бланка ложится на плечи организации.
утрата документации. Данной причиной могут послужить чрезвычайные ситуации. Такие, как: пожар, наводнение, землетрясение. Также в данную категорию можно отнести данный вид утраты бланков строгой отчетности по причине кражи. В данной ситуации работнику выдают копию трудовой книжки с вкладышем, и все расходы по возмещению ущерба работодатель берет на себя.

Трудовая книжка служит главным документом, который может подтвердить трудовую деятельность и стаж гражданина. В настоящее время, в Российской Федерации считаются действительными трудовые книжки: 1938 года выпуска, 1973 года и 2022 года выпуска. Все образцы являются действительными и не требуют замены на новые. В начале 2022 года выпускается российская книжка. Изменился цвет документа, с зеленого на серый и герб СССР был изменен на герб России. Также был уменьшен размер формы, а количество страниц достигло сорока четырех. Трудовая книжка обзавелась системой защиты: особый вид бумаги с нанесением водяных знаков, строка «Трудовая книжка» светящаяся при излучении ультрафиолета и уникальная прошивка, скрепляющая документ. Данный вид документа выдается тем гражданам, которые проработают в компании более пяти дней, и настоящая трудовая деятельность будет являться основной. Если человек принимается на работу в первый раз, то трудовую книжку обязан предоставить работодатель. Зачастую на новое место для работы приходят сотрудники со стажем, имеющие на руках данный вид документа. Исходя из этого может возникнуть ситуация что все листы бланка заполнены, и внести запись о принятии на работу не является возможным. Для такого случая существует вкладыш в трудовую книжку. Но как правильно оформляется вкладыш по правилам 2022 года? Давайте разбираться.

Вкладыш в трудовую книжку: если места не хватает

Приобретение вкладыша, как и трудовой книжки, осуществляется работодателем. Организации предоставляющей работу непозволительно принимать или требовать от сотрудника бланк чистого вкладыша. Данный вид документа, имеет вид строгой отчетности. Приобретается данный документ только у лицензированных фирм. Цена вкладыша в трудовую книжку у различных представителей своя. После осуществления покупки, бланки хранятся у бухгалтера или лица ответственного за кадровую политику. После регистрации в приходно-кассовой книге вкладыши передаются под расписку работнику, ответственному за внесение записей в трудовые книжки и вкладыши.

На протяжении трудовой деятельности гражданин может несколько раз сменить работу. Факты о приеме в компанию, переводе на другую должность, увольнениях, награждениях вносят в трудовую книжку. Если записей много, чистые листы заканчиваются. Поэтому возникает необходимость вшить вкладыш.

Когда выдают вкладыш?

Не разрешается прикреплять документ степлером или подклеивать к обложке трудовой книжки. Нежелательно сначала пришивать бланк, а затем его заполнять. Это может повлечь за собой ошибки при внесении данных в титульный лист. Нельзя оставлять вкладыш внутри трудовой книжки без вшивания. Документ может потеряться.

Внесение записи в учетные журналы (шаг 4)

Рекомендация! Если штамп не изготовлен, допускается вписывать информацию о документе шариковой ручкой с чернилами синего или черного цвета. Сотрудник пишет «вкладыш выдан», проставляет дату, подпись. Почерк должен быть разборчивый.

Вкладыш в трудовую книжку, как и сама она, является документом, который подтверждает трудовую деятельность работника и его стаж. Его оформление и ведение подчиняется строгим требованиям нормативных документов. Рассмотрим основные правила выдачи, ведения и оформления вкладыша, типичные ошибки, которые допускают работодатели.

Условия выдачи вкладыша

Неурегулированным с правовой точки зрения остается и вопрос, как следует вшить вкладыш, каким способом и с применением какой техники. Обычно его подшивают обычными нитками вручную, без применения каких-либо специальных технических средств. Независимо от количества вкладышей каждый из них должен быть последовательно (один за другим) подшит к основной книжке.

Инструкция по вшиванию вкладыша

Трудовая и вкладыш в нее могут содержать запись под одинаковым номером. Такая ситуация может складываться лишь в одном случае: когда полностью запись не уместилась и продолжается в приложении. Например, в книжке может быть указано наименование организации, куда принимается работник, а далее (во вкладыше) занимаемая им должность.

Законодатели четко определили, кто покупает вкладыш в трудовую книжку, — это зона ответственности работодателя. Изготавливают бланки в объединении «Гознак» Минфина РФ. Работодатель заключает со специализированными организациями (юрлица или ИП, отвечающие требованиям Приказа Минфина РФ № 117) договор на покупку. Информация о купленной партии включается в книгу фиксации прихода и расхода, в том числе номер и серия. Применение неоприходованных документов не разрешено.

Кто оформляет

Ф.И.О. сотрудника (полностью, как в паспорте на день внесения сведений);
дату рождения;
образование и специальность;
дату оформления;
личную подпись сотрудника;
подпись лица, оформляющего бланк, и печать (если она используется в организации).

Как оформить

Правила, определяющие порядок ведения и хранения (Постановление 225), обязывают работодателя вносить в книжки отметку об имеющемся дополнении. Для этого т ребуется проштамповать бланк и обязательно указать номер и серию вкладыша. Место для расположения записи не зафиксировано. Вариантами оформления являются:

При оформлении вкладыша в трудовой книжке ставится соответствующая пометка – «Выдан вкладыш», указывается его серия и номер. Пометку можно делать вручную, но желательно использовать специальный штамп. Пометку необходимо поставить таким образом, чтобы она не закрывала другие записи, но была читаемой. Образец вкладыша можно скачать по ссылке.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Значение трудовой книжки важно в судьбе российского гражданина. Этот документ пристально изучается и потенциальными работодателями, и финансистами предприятия. Первая группа лиц изучает периоды работы по специальности, пытаются распознать должностные обязанности и практический опыт соискателя на должность. Что касается бухгалтеров, то они рассчитывают заработную плату в зависимости от ранга, класса, чина работника, присвоенных ему на предыдущих местах трудовой занятости.

Алгоритм внесения дополнений

Следует отметить, что взыскать затраченную на покупку бланка сумму с сотрудника работодатель может только на основании соответствующего приказа. Без приказа удержание денежных средств для оплаты стоимости вкладыша является незаконным.

Сотрудник ставится в известность о том, что вкладыш оформлен и может быть подшит. Очень важно запомнить: вкладыши в трудовую книгу выдаются в соответствии с существующими на данный момент времени типовыми образцами.

Если возникнет необходимость смены текущего места работы, новый начальник может просто не принять соискателя по той причине, что у него неправильно заполнена трудовая книжка. Если соискатель дорожит данной работой, то ему придется возвращаться на прежнее предприятие и требовать в отделе кадров признания такого «исправления» недействительным. Далее должно быть произведено правильное оформление вкладыша в трудовую книгу. Если это не произойдет, то придется заводить новую трудовую книжку с сохранением старой.
Выход на пенсию также может сопровождаться множеством коллизий из-за недобросовестного ведения бланка трудовой книги. Такая ситуация может повлечь за собой проблемы с оформлением социальных выплат согласно трудовому и страховому стажу. Сотрудник может просто потерять целый период своей трудовой деятельности. Доказывать свою правоту придется через суд.

Самые распространенные ошибки и связанные с ними проблемы

На внутренней стороне первого листа трудовой указывается «Выдан вкладыш», ставится его серия, номер. Это процедура повторяется при каждой последующей выдаче этого документа. Важно знать, что эти записи следует делать исключительно после заполнения вкладыша. Например, если при перенесении основных данных из трудовой книжки во вкладыш была допущена ошибка, то в таком случае необходимо «заводить» новый вкладыш (исправления допускаются в исключительных случаях).
Сотрудник отдела кадров или непосредственно руководитель предприятия должен сделать запись в «Книге учета трудовых книжек» о том, кому и когда был выдан вкладыш. Нельзя забывать и о том, что там же нужно указать номер и серию вкладыша.
Вкладыши в трудовую книгу должны быть подшиты. Нельзя заниматься вклеиванием такого важного документа. Чтобы не возникало лишних проблем и неприятностей с присоединением вкладыша к оригиналу, была придумана специальная обложка. Она предназначена для правильного и удобного вшивания вкладышей, но довольно часто их просто приклеивают прямо посередине трудовой или вшивают перед последней страницей бланка книжки.

Поэтому рекомендуется сначала полностью заполнить вкладыш (титульную страницу), а только потом его подшивать в саму книжку. Иначе данные в трудовой придется исправлять, ставить новый штамп и реквизиты вкладыша (как известно, трудовая книжка имеет маленький размер, и на титульном развороте и так мало места).

штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем;
вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп;
подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Как оформить вкладыш в трудовую книжку – вопрос, с которым время от времени сталкиваются работодатели. В трудовой книжке определенное количество страниц, которые со временем полностью исписываются, и в этом случае приходит на помощь вкладыш в трудовую книжку. Что такое вкладыш, зачем его заполнять, и как это правильно сделать, подробно рассмотрим в этой статье.

А форма вкладыша установлена правительственным постановлением под номером 225, составленным в этом же году. Вкладыш представляет собой отдельный документ, обладающий специальной защитой от возможных подделок. Он позволяет избежать оформления нескольких трудовых в случаях, когда для внесения записей не остаётся свободного места. Ведь трудовым законодательством запрещается иметь сразу несколько трудовых книг во избежание путаницы с имеющимся у работника трудовым стажем.

Что говорит закон?

Документ оформляется тем работодателем, у которого трудоустроен на текущий момент данный работник. И только в случае, когда все страницы трудовой полностью использованы. Чаще переполняются разделы о работе.
На титульном листе заполняемого документа указывается именно дата его оформления. Дату оформления трудовой (основного документа) дублировать нельзя!
На титульном листе указывается информация, актуальная на текущий момент. Если у работника изменилась фамилия или им была получена новая профессия, необходимо зафиксировать именно эту информацию.
Без подписи уполномоченного лица и работника, которому выдаётся документ, вкладыш не имеет юридической силы. То же самое правило касается и мокрой печати юридического лица.
Законодательством не установлено ограничения по количеству вкладышей. То есть, трудовые книги могут комплектоваться любым количеством дополнительных вкладышей.

Как выглядит документ и его образец

Потребность в оформлении вкладышей возникает не только при активной смене рабочих мест, но и при достаточно бурном карьерном росте. Например, работника много раз переводили на новые места в пределах одного предприятия (повышали в должности), часто поощряли с фиксацией этого факта в книге.

Можно ли использовать что-то другое вместо вкладыша? На этот вопрос можно однозначно ответить – нет. Не допускается использовать новую трудовую книжку. Согласно статье 66 Трудового кодекса, у физического лица может быть только одна трудовая книжка. Факт наличия второй трудовой книжки может расцениваться как подделка документов. Хотя последнее время такое встречается достаточно часто.

Как вшить в трудовую книжку вкладыш? Правилами о ведении трудовых книжек (Постановление № 225) не предусмотрен четкий регламент вшивания вкладышей. Нет требований и к тому, куда именно вшивать вкладыш, какого цвета должны быть нитки. Есть только одно требование – вкладыш должен составлять единый целый документ с трудовой книжкой, то есть не допускается его простое вложение без пришивания.

Как это сделать?

Если на предприятие пришел слишком активный сотрудник, то возможно, что все записи о его работе не поместились в самой трудовой книжке и вкладыше, тогда потребуется вшить еще один. Правила вшивания второго вкладыша такие же, как и при добавлении первого. Его следует вшить к развороту, но уже после первого вкладыша. Далее заносятся данные о владельце и запись о приеме или увольнении. В обязательном порядке опять проставляется штамп о том, что выдан новый вкладыш, на котором фиксируются его серия и номер с занесением этой информации в книгу учета движения трудовых книжек в организации.

Алгоритм работы со вкладышем во многом схож с внесением сведений непосредственно в книжку. С ледуйте привычным правилам. И обращайте внимание на ошибки, которые работодатели часто допускают при оформлении бланка:

Постановление Правительства № 225 в п. 38 обязывает работодателя при условии заполнения всех позиций одного из разделов книжки вшить документ. На нанимателя возложена ответственность (п. 45 Правил Постановления 225) за организацию работы в части:

Для чего нужен

Вкладыш в трудовую заполняется в соответствии с правилами, утвержденным Правительством РФ. Отклонение от установленного регламента не допускается, так как в таком случае документ может быть признан недействительным и подлежать полной замене.

Вид вкладыша утвержден Постановлением правительства № 225 и не подлежит изменению до внесения правок Правительством РФ. Объем документа — 36 страниц без учета внешней обложки. На сведения о работе приходится 18 страниц, на информацию о наградах работников – 16.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей

Согласно Постановлению Правительства № 225 работодатель обязан вести учет всех трудовых книжек, которые поступили к нему на баланс от работников предприятия. Поэтому для отчетности создается журнал или книга учета трудовых книжек и вкладышей в нее.

Вкладыши работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и трудовые книжки, в том числе вносит сведения о них в книги учета. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам.

Как сделать запись о выдаче вкладыша к трудовой книжке

Вкладыши с окончанием записи вшейте между последней страницей и обложкой трудовых книжек. Хотя правила ведения и хранения не уточняют, как и куда именно в трудовых книжках вшивать вкладыш, этот способ наиболее правильный (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2022 г. № 225).

Вкладыш в трудовую книжку — бланк и образец, как вшить и оформить записи, правила заполнения

Номер документа;
Он имеет наименование и указание, что без трудовой он недействителен;
Также документ обладает гербом;
Далее идет ФИО работника;
Дата его рождения;
Сведения об образовании и профессии;
Дата заполнения;
Подпись работника, который его заполнил;
Подпись владельца.

Регистрация производится сразу после оформления документа. Работникам, которым заведен вкладыш, при увольнении придется расписываться в двух местах: за трудовую книжку и отдельно за вкладыш.

Некоторые организации берут у работников оплату наличными, иногда стоимость удерживают с заработной платы. Если выбран второй вариант, необходимо помнить, что без согласия сотрудника, нельзя производить никаких удержаний.

Внесение записи

Раньше в практике кадровиков считалось нормальным зачеркнуть «сведения о награждении», сверху дописать «о работе» и тем самым не заморачиваться заведением вкладыша. Но такой подход противоречит инструкции по ведению трудовых книжек. Перечеркивания не допустимы.

вместо оформления вкладыша в трудовую книжку использовать новый бланк трудовой;
подшивать или приклеивать в трудовую книжку чистые листы;
вычеркивать в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Как уже указывалось выше, вкладыш ведется так же, как и сама книжка.
Следует помнить, что без трудовой книжки сам по себе вкладыш не имеет юридической силы (недействителен).
Нумерация во вкладыше не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой книжке. Например, номер последней записи в трудовой в данных о работе – «16». Значит, первая запись во вкладыше будет под номером «17».
Не стоит переживать, если место на странице в трудовой книжке уже закончилось, а начатая запись еще нет. В данном случае запись переносится во вкладыш с того места, на котором оборвалась.
Если во время трудовой деятельности у сотрудника произошла смена фамилии, то исправить фамилию нужно как в самой трудовой книжке, так и во вкладыше к ней.
Если наниматель, который завел вкладыш, не проставил в него свою печать, а сотрудник уже трудится на другой работе, то за проставлением печати во вкладыш трудящемуся необходимо обратиться именно к нанимателю, оформившему вкладыш (т. е. к предыдущему).

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш. Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Если при выдаче вкладыша указанная надпись будет написана от руки, то, по нашему мнению, это не может являться основанием для признания вкладыша недействительным. Однако обязанность работодателя иметь соответствующий штамп и, соответственно, ставить его при выдаче каждого вкладыша вытекает из требований вышеуказанных Правил.

Вкладыш в трудовую книжку

Записи во вкладыше продолжают нумерацию, начатую в трудовой книжке. Во второй графе ставим дату внесения записи, в третьей графе — запись о приеме на работу, увольнении, переводе на другую работу. В четвертой графе — название документа, на основании которого внесена запись, дата его подписания и номер. Сокращения не допускаются.

Как вшить второй вкладыш в трудовую книжку

Если сотруднику кадровой службы необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела уже заполнены, то следует оформить вкладыш в трудовую книжку (п. 38 Правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16 апреля 2022 г. № 225). Вносить новую запись в другие незаполненные разделы трудовой книжки неправомерно. Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2022 г. № 225.