Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Ошибка записи в трудовой книжке. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.
Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
15.1. В данном случае Вам необходимо обратиться письменно в пенсионный фонд с просьбой сделать запрос в пенсионный фонд субъекта где Вы работали. Если Вы работали официально, то за Вас делали отчисления и будет видно за какой период. В случае отказа Вы можете обжаловать в суд как бездействия пенсионного фонда так и признание ими вашей трудовой книжки не действительной.
1.1. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.
Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.
28. Запись в трудовую книжку была написана с ошибками, что делать?
19.1. Неверные записи в трудовой книжке можно исправить. Это может сделать (п. 27 Правил ведения трудовых книжек):
— или работодатель, сделавший неправильную запись;
— или новый работодатель на основании документа от прежнего работодателя, допустившего ошибку (например, справки, в которой указано, в какой записи в трудовой книжке допущена ошибка и какой должна быть правильная запись).
Для внесения исправлений надо (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек):
— в первой свободной строке сделать исправительную запись о признании неверной записи недействительной;
— после исправительной записи внести верную запись, если требуется.
Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно п. 21 Постановления Правительства № 225, может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
- в графе 3 делается запись о причине увольнения;
- в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Запись об увольнении
Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2022 № 225 уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо. При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.
Из этого следует, что работодатель, в свою очередь, обязан рассмотреть заявление сотрудника и на его основании подготовить соответствующее распоряжение. Сразу после выдачи приказа сотрудник отдела кадров, допустивший данную ошибку, должен предпринять следующие меры:
- Найти раздел «Сведения о работе»;
- Сделать под ошибочной записью отметку о том, что она некорректна – «Наименование указано неверно» или «Запись за номером … недействительна»;
- Внести запись «Следует читать» и указать верное название;
- Полностью продублировать запись о приеме на работу, увольнении или переводе на другую должность;
- Заверить изменения своей подписью и печатью организации.
Общие правила внесения изменений
Согласно действующему трудовому законодательству, каждый работник обязан иметь трудовую книжку. Этот документ сохраняет информацию о трудовой деятельности сотрудника на протяжении всей его жизни, а также используется для определения его общего стажа. Оформление книжки при приеме сотрудника на работу, а также последующее ее заполнение осуществляется в кадровом отделе организации.
Трудовая книжка – это основной документ, сопровождающий трудовые взаимоотношения сотрудника и работодателя. На его основании осуществляется прием на новую должность. На базе сведений из книжки начисляется пенсия. Закон предъявляет строгие требования к ее заполнению. Одно из этих требований – обязательное внесение сведений в документ при увольнении сотрудника. В день увольнения работнику обязательно выдают книжку со всеми необходимыми записями.
Обязанность по внесению записей в книжку
Порядок действий в случае наличия ошибок оговорен в разделе 3 Правил №225. Однако это общие рекомендации. Порядок работы в случае отсутствия записи Правилами не установлен. А потому в рассматриваемом случае следует руководствоваться стандартным порядком исправления ошибок.
Что делать, если запись не внесена
Ответственность за неверное заполнение книжки накладывается на основании статьи 419 ТК РФ. Для того чтобы избежать наказания, нужно сначала проверить соответствие уже имеющихся записей закону. Только потом следует вносить новые записи.
Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.
Рекомендуется, чтобы корректировка Ф.И.О. работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Потому что только он может точно знать, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, работник может пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.
Ошибки в сведениях о награждении
По инициативе работника трудовая книжка, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, может быть заменена дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной.
Инструкция по заполнению трудовых книжек от 10.10.2022 № 69 требует от сотрудников кадровой службы внесения в неё полного наименования предприятия. В случае если компания имеет и сокращенное название, оно также должно быть внесено в книжку.
Поэтому после того, как предприятие прошло через процедуру смены официального наименования, в трудовой книжке каждого работника сотрудник отдела кадров должен указать специальной записью факт переименования и новое полное (а при необходимости – еще и сокращенное) название.
Зачем организации менять название
Инструкция требует, чтобы после каждой записи в трудовой книжке стояла ссылка на статью ТК РФ либо другой документ, который служит правовой базой для внесения данной записи. В случае с переименованием таким базовым документом выступает внутренний акт, где зафиксировано решение о переименовании. Это может быть:
В соответствии с действующим законодательством в трудовую книжку вносятся изменения и исправления только в случае выявления неправильных или неточных записей (п. 27 Правил, п. 2.3 Инструкции). В данном случае речь идет о другом: кадровик внес в трудовую книжку правильную запись, но в другой раздел. И признавать ее неправильной или неточной оснований нет.
Мы можем только предполагать, что ЗАО расшифровывается как «закрытое акционерное общество», но под этой аббревиатурой может скрываться совершенно иное. Поэтому необходимо, чтобы работник для подтверждения стажа представил документы о его работе в данной организации.
Ошибка в наименовании работодателя
Основное правило заполнения трудовых книжек гласит: все записи производятся без каких-либо сокращений (п. 1.1 Инструкции). Поэтому записи, в которых «приказ» сокращен до «пр.» или должность уполномоченного работодателем лица звучит не «заместитель начальника отдела кадров», а «зам. нач. ОК», также считаются недействительными.
Специалист по неосторожности может внести сведения о работе в запись в сведениях о награждениях. Это случается, если место, отведенное информации о работе, закончилось. В этом случае следует оформить вкладыш в трудовую книжку, а ошибочную запись признать недействительной в общем порядке.
Дубликат выдается в случае потери или порчи книги сотрудника. Допускается выдача дубликата, если в первоначальном варианте содержится ошибочная запись об увольнении или переводе сотрудника. При этом в дубликат ошибочные сведения не вносятся.
Просьба сотрудника завести трудовую книжку при наличии еще одной
Исправление производится ответственным лицом по последнему месту работы. Изменить данные нужно на титульном листе. Согласно пункту 2.3 Инструкции, неверную формулировку стоит зачеркнуть прямой линией. Верная информация вносится в соответствующую строку, а сведения о подтверждающем документе прописываются на внутренней стороне обложки. Обязательна подпись ответственного специалиста или работодателя, а также печать организации.
Случается так, что после внесения какой-либо записи в трудовую книжку, в частности, информации о должности, дате зачисления на работу, сроке увольнения, награждениях сотрудника за особые заслуги и т.д., обнаруживается, что запись неверна. Возникает логичный вопрос: как написать в трудовой книжке, что запись недействительна?
Исправление сделанной записи
Если бывшее предприятие реорганизовано, то исправляет неправильную запись или представляет бумагу-основание правопреемник. Если оно ликвидировано (это касается и работодателей — индивидуальных предпринимателей), то изменения вносятся по текущему месту работы, при этом по требованию сотрудника работодатель обязан помочь в сборе необходимых документов.
Как регулируется ситуация, когда необходимо в трудовой книжке считать запись недействительной
Другой вариант —> когда неточность обнаружена в период трудоустройства у нового работодателя. В таком случае также существует возможность внесения соответствующих исправлений, но только при наличии официальных документов работодателя, допустившего ошибку. Основная работа по сбору и предоставлению подтверждающей базы в таком случае ложится на плечи самого работника.
В этом случае исправление вносит тот работодатель, который заполнял титульный лист трудовой книжки и допустил ошибку (пример 1). Неправильная запись зачеркивается одной чертой, а рядом вносится правильная. На внутренней стороне обложки указывается ссылка на паспорт, произведенная запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2022 N 69, далее — Инструкция).
Вариант 1. Изменений у бывшего работодателя за прошедшие годы не произошло
На проблему указания наименования организации хотелось бы обратить особое внимание. Поскольку порядкового номера у этой записи нет (п. 3.1 Инструкции), то исправления вносятся иначе. Однако порядок исправления ни одним нормативным документом не регламентируется. На наш взгляд, в случае обнаружения ошибки достаточно внести запись «В наименовании организации допущена ошибка» и далее указать правильное наименование. Номер и дата записи в этом случае не указываются.
Ошибка в наименовании работодателя
Например, для исчисления пенсии трудовая книжка подтверждает трудовой стаж работника только до 1 января 2022 г., т.е. до даты регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования (ст. 30 Федерального закона от 17.12.2022 N 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»). Напомним, что в случае ошибочных записей в трудовой книжке или их отсутствии трудовой стаж работника подтверждается:
Согласно п. 3 ст. 1473 ГК РФ каждая организации должна иметь название, которое указывается в уставных документах. Но иногда в ходе деятельности фирмы возникают ситуации, когда ей приходится изменять наименование. Причины для этого могут быть самыми разными:
В каких случаях происходит изменение наименования юридического лица?
- Записи в трудовой книжке делаются только чернилами синего, фиолетового или черного цвета; использование других цветов недопустимо.
- Запись должна быть сделана разборчивым подчерком, без фактических и орфографических ошибок.
- Все числовые записи вносятся только арабскими цифрами.
- Все записи вносят полностью, сокращения недопустимы.
- Нельзя делать исправления в записях путем зачеркивания или заштриховывания ошибки, нельзя пользоваться корректором.
Порядок внесения записи об изменении названия работодателя в трудовую книжку
- Неправильная запись не зачеркивается, правильные данные вносятся ниже.
- В следующей незаполненной строке указывается: «В наименовании (записи) допущена ошибка».
- Затем делается правильная запись — полностью, даже если ошибка была допущена в реквизитах приказа.
Особенно это важно, когда гражданин трудился фактически на вредных и опасных работах, а запись оказалась неверной. В соответствии с действующим законодательством такую запись придется уточнять или специалисты пенсионного фонда будут вынуждены отказать гражданину в досрочном выходе на пенсию.
Не все кадровики относятся внимательно к внесению записей в трудовую книжку, не придают значения нумерации, точности информации, связанной с приемом, переводами и увольнением. Но в конечном итоге все эти ошибки могут вылиться в отказ от рассмотрения таких записей при назначении пенсии.
Когда вносятся изменения в трудовую книжку?
Ошибки чаще всего обнаруживаются в ходе внутренних проверок кадровых документов и тогда вносятся исправления ответственным лицом. Но распространены и ситуации, когда гражданин обнаруживает неточность уже после того, как получил трудовую книжку на руки. Рассмотрим типичные случаи и как поступить.
