Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Рекомендации по составлению делового письма. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.
Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
Нумерация производится арабскими цифрами в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежний номер зачеркивается, новый номер ставится рядом.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Нумерация листов: Что говорит нормативная база?
7. Для ознакомления представляются дела, оформленные надлежащим образом (документы должны быть в хронологическом порядке подшиты в дело; листы дела пронумерованы шариковой ручкой пастой черного или синего цвета арабскими цифрами в правом верхнем углу; составлена опись всех документов дела).
- Добавьте автоматическую нумерацию, как показано в первой части инструкции.
- Установите курсор после последней строки на первой странице.
- Перейдите на вкладку «Макет» и нажмите на пункт «Разрывы». В Word 2022 и 2022 вкладка называется «Параметры страницы».
- В меню «Разрывы» выберите опцию «Следующая страница».
Для сокрытия номеров также можно использовать фигуры. Если вы планируете в дальнейшем продолжить форматирование документа, это не лучшее решение, но для быстрого удаления нумерации на отдельных листах перед печатью вполне подходит.
Нумерация глав и разделов
- Перейдите на вкладку «Вставка» в открытом документе.
- В поле «Колонтитулы» нажмите на кнопку «Номер страницы».
- Выберите расположение номера: вверху, внизу, на полях, текущее положение (номер вставляется там, где стоит курсор на странице).
Стандартные обложки обычно имеют размер 229х324 миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов.
Подготовка документов к архивированию
- документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
- бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках
- Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
- Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
- Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
- Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
Какой нитью сшивать документы
- Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
- 2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.
- Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.
Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками
Как сшивать документы правильно?
Сложенный лист большого формата (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
- наименование организации, откуда исходит документация;
- наименование организации, куда передается пакет;
- дата составления перечня;
- порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
- общее количество листов для передачи;
- Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.
Передаточная опись, образец 2022
- отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;
- оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.
Основное назначение
Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:
Далее следует таблица об особенностях физического состояния дела. В левой колонке пишем, что за особенность, в правой – на каких листах. Особенности бывают разные: лист может быть порван, залит водой или чем-то еще, копия может быть очень бледной или, наоборот, темной на грани читабельности. Фиксируем это.
- номера листов с наклеенными фотографиями;
- номера крупноформатных листов;
- конверты с вложениями и количество вложенных в них листов;
- наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены при общей нумерации листов дела.
Лист-заверитель дела: разбираем форму
Затем идут литерные номера и пропущенные. Литерные номера – это номера с буквами: 10а, 55а и т.д. Они образуются, если при нумеровании листов был случайно пропущен один (все люди, все ошибаются). В этом случае не нужно ничего переделывать, а просто взять предыдущий номер и поставить на непронумерованный лист его же, но с буквой. Получится, например 54, 55, 55а, 56, 57…..
- организацию и название документа;
- дату подшивки и срок хранения;
- подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);
- количество документов и подпись с указанием ФИО.
Подготовка документов к сшиванию
- Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.
- Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
- Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.
Как правильно сшивать бухгалтерские документы
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.
Листы ручкой нумеруйте только перед сдачей на проверку эксплуатации иначе заебетесь подкрашивать и перенумеровывать, делаете это только с одной стороны (лицевой), т.е. нумеруете листы, а не страницы. Журналы (пронумерованные) в папке нумеруйте только на первом листе, при этом количество листов считайте все, включая и картонки обложки.
Продырявить и сложить документы в папку нужно так, чтобы они в прошитом состоянии листались и читались. Если все-таки пришлось улаживать заводскую документацию на оборудование в виде брошюрок то лучше не раскрепляя и не переворачивая прошить на переплете как есть. Как складывать большие листы чертежей можете глянуть в ГОСТ 2.501-88.
Прошивка документов и нумерация листов
Дырявить журналы лучше нормальным большим дыроколом на 50л, если такого нет, то иногда приходится сверлить дрелем. Ебать, один раз когда даже дреля небыло, дырявили сверлом обмотанным скотчем, при этом быстро-быстро раскручивал по столу от сверла журнал предварительно накернив его как положено.
