Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Правила ведения книги учета движения трудовых книжек. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.
Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
Бывают и такие случаи, когда надпись сделана ошибочно. К примеру, указаны данные работника, который не числится на предприятии либо в фирме. Тогда, эта информация зачеркивается одной тонкой чертой, а в скобках напротив неверной записи указывается: «запись неверна».[/box]
Как известно, никто не застрахован от ошибок. От ошибок не застрахован и человек, заполняющий журнал. Как говорилось ранее, заполнение журнала, его структура имеет установленный законом стандарт. Лишь при выполнении этого стандарта журнал учета может считаться действительным. Однако, процедура исправления ошибок не имеет четкой регламентации.
Образец книги учета трудовых книжек (образец бланка)
Заполнение книги учета осуществляется по особым правилам. Кроме этого, он должен шнуроваться, а страницы должны быть прошиты. Кроме того, на документ в обязательном порядке ставится опечатка. В противном случае книга учета теряет свою юридическую силу, и документ признается недействительным. В случае если сотрудник увольняется, ему должны вернуть трудовую книжку.
В свою очередь, в книге учета движения трудовых книжек запись делают по каждому факту получения предприятием формуляров трудовых книжек. Правовая регламентация процесса регистрации в учетных книгах кадровых бланков отнесена к сфере влияния постановления от 16.04.2022 г. № 225.
Назначение журнала регистрации движения трудовых книжек
Унифицированный образец книги учета трудовых книжек скачать можно в конце этой статьи, а его образец закреплён постановлением от 10.10.2022 г. № 69. Минтруд в данном инструкционном материале приводит порядок оформления учетного журнала.
Как заполнять журнал
Суть в том, что книга учета трудовых книжек позволяет зафиксировать поступление на хранение каждой единицы документов, сделать их учет более детальным и прозрачным. Факты приема-передачи трудовых книжек отображают в специальном журнале, что дает возможность осуществлять функции оперативного мониторинга документов особого назначения.
Основная часть производственных и общественных структур в России использует труд наемных работников, с которыми заключаются трудовые договора. На каждого такого сотрудника оформляется трудовая книжка установленного образца. Она является документом строгой отчетности и заполняется согласно нормам действующего трудового законодательства.
Что фиксируется в книге учета
На крупном предприятии ведением журнала занимается сотрудник отдела персонала. Если таковой в штате не предусмотрен, это может быть любое лицо из администрации предприятия, включая самого непосредственного работодателя. Обязанности по ведению журнала возлагаются на ответственное лицо отдельным Приказом руководителя предприятия или ИП.
Скачать образец
Кроме того что работодатель обязан придерживаться строгих правил при заполнении трудовых книжек, он еще должен вести их строгий учет. Осуществляется он посредством ведения Журнала учета трудовых книжек. Данная норма закреплена в п. VI ПП РФ № 225 (от 16.04.2022). Кроме учета самих книжек в журнале фиксируют движение вкладышей в эти книжки.
Форма ведения учётной документации и порядок её заполнения регламентированы положениями, утверждёнными Постановлением Правительства РФ №225 от 16 апреля 2022 года. Инструкция по внесению данных в книгу учёта приведена в Постановлении Минтруда РФ №69, введённом в действие в том же году.
Книга учёта движения трудовых книжек — законодательство о её ведении
- 10 000—20 000 ₽ — штрафное взыскание, которое может быть наложено на ИП или на руководителя организации;
- причём директор на время может быть отстранён от занимаемой должности за такие преднамеренные ошибки, допущенные при ведении книги учёта;
- 50 000—70 000 ₽ — штраф, предназначенный для компаний, нарушающих требования нормативных актов по этому вопросу.
Что делать, если в книге учёта допущена ошибка
Заметьте, что регуляторы трудовой деятельности очень трепетно относятся к ведению кадрового учёта. И первым делом при проверках они обращают внимание на корректность и правильность внесения данных в кадровый документооборот. Относится это и к журналу учёта движения трудовых книжек.
Согласно Постановлению Правительства РФ от 16.04.2022 г. № 225 каждый работодатель обязан вести учет всех принятых на хранение трудовых книжек. Для этого используется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, форма которой регламентирована Постановлением Минтруда от 10.10.2022 г. № 69. В данном нормативно-правовом акте содержится рекомендованная форма этого журнала, которая может использоваться работодателями и при необходимости дополняться какими-то нужными сведениями.
Для чего нужна книга учета движения трудовых книжек
Важно! Прямого запрета в законодательстве на ведение книги в электронном виде нет. Однако такое действие не представляется возможным, поскольку и сам работник, и ответственный сотрудник должны ставить свои подписи при приеме или выдаче трудовой книжки.
Особые моменты ведения и хранения книги учета движения трудовых книжек
- срок хранения журнала составляет 75 лет;
- после заполнения всех листов книга должна храниться в архиве либо другом отделе, выполняющем функции по хранению документов;
- журнал необходимо заполнять вручную;
- при ошибках в книге их нужно исправлять следующим образом: в строке под неверной записью поставить отметку, что «Запись под номером. считать недействительной», а затем написать правильную информацию. Исправление обязательно нужно заверить ФИО и подписью сотрудника, внесшего корректировку, с указанием даты.
- Новый сотрудник принимается на работу и отдает свой документ о трудоустройстве.
- Открывается вкладыш, поскольку в основном бланке закончилось место, негде стало делать записи.
- Расторгается контракт с сотрудником и документ выдается на руки.
Как правильно заполнить журнал
Книга учета и движения трудовых книжек и дополнительных вкладышей в них заверяется специальной пломбой. Нужна контрольная пломба, чтобы надежно заверить тетрадь учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Как правильно поставить пломбу?
Документ о трудоустройстве – это бланк строй отчетности. Правительство обязало всех работодателей учитывать бланки. Постановление № 225 утверждено 16 апреля 2022 г. Для учета открывается специальный журнал.
В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках».
Что с печатью?
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом. Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п.
Бухгалтерский учет
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы этих книг утверждены в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением № 69.
При заполнении книги стоит придерживаться определенных правил. Все страницы книги учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы по порядку, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также закреплены сургучной печатью (в случае ее наличия) или опломбированы.
Похожие публикации
Печать из сургуча – сложный вариант, так как обладает очевидно выраженными недостатками: является сложной в изготовлении, объёмной, но в то же время хрупкой и ломкой. Вид пломбы, которым необходимо «запечатать» журнал выдачи трудовых книжек (образец), законодательно не установлен, поэтому это можно сделать с помощью того вида пломбы, который удобен вам. Главная задача пломбы (как и печати из сургуча) – защита от доступа посторонних лиц в журнал движения трудовых книжек (образец заполнения представлен ниже), в частности, для того чтобы удалить, выкрасть или заменить ее страницы. Самым простым вариантом является бумажная пломба: концы нити необходимо закрепить и аккуратно приклеить небольшим листом бумаги, поставить печать (это необязательно: можно поставить печать в случае, если она есть в наличии у предпринимателя).
Правила заполнения книги движения трудовых книжек
Сведения о количестве трудовых книжек работников компании нуждаются в систематизации и учете. Учет трудовых книжек на предприятии – важная задача, которую должен организовать каждый работодатель. Для учета книжек разработана форма документа, которая помогает оформить реестр трудовых книжек в простой и доступной форме. Данный документ поможет отразить все сведения о движении трудовых книжек работников компании.
Следует отметить: если в последний день работы сотрудник отказывается забрать трудовую или нет возможности выдать ее на руки, то работодатель обязан направить по месту регистрации работника уведомление о необходимости прибыть за книжкой или же дать письменное согласие на отправку ее почтой.
Наряду с этим журналом обязательно наличие приходно-расходной книги. В ней ведутся записи о купленных за счет компании пустых бланках – как самих трудовых книжек, так и вкладышей к ним.
Назначение ответственного лица
Лицо, отвечающее за книгу учета трудовых, назначается работодателем путем издания соответствующего приказа. В основном, это тот же работник, которого назначили ответственным за ведение и хранение трудовых книг в данной компании.
Форма реестра учёта имеет стандартный вид, который соответствует утверждённому Правительством РФ. Если на предприятии прежде записи осуществлялись в книгу, не соответствующей требованиям, то она должна быть закрыта. Существует прописанная процедура прекращения ведения записей в таком реестре.
В журнале установленной формы содержатся дополнительные справочные материалы в помощь сотруднику, осуществляющему ведение реестра. Это правила, постановления Правительства РФ, приложения, примеры заполнения бланков, формуляров, отчётов, заявок и актов, а также подробная инструкция по внесению записей в журнал.
Как осуществляются записи?
11 графа – стоимость нового формуляра трудовой или вкладыша, оформляемого впервые. Если работником предоставлена была уже используемая книжка (вкладыш) или бланк был выдан безвозмездно, то в соответствующей графе ставится прочерк.
В нормативно-правовых актах, о которых мы писали выше, нет прямого описания пломбы и материала, из которого она должна производиться, поэтому на практике можно встретить самые разные способы опломбирования книг учета или других документов.
- Нужно раздобыть пленочную пломбу или же заказать индивидуально у производителя, в случае, если на пломбе должны быть указаны дополнительные данные.
- Пломба накладывается поверх узла ниток, она должна частично закрывать печать, для большей надежности.
- Такую пломбу нельзя извлечь безвредно, любое несанкционированное вмешательство сразу станет заметным. Поэтому после наклейки пленочной пломбы процесс опломбирования заканчивается на внесении нужных данных на саму пломбу.
Опломбирование книги учета
Чаще всего, за опломбирование и прошивку отвечает сотрудник кадрового отдела. Но бывают случаи, когда организация не многочисленная и функции кадровиков возлагаются на других должностных лиц: бухгалтеров, секретарей и порой даже одного из руководителей.
Хранение книги возлагается на ответственное за ее ведение лицо соответственно внутренним нормативным актам предприятия.
- Постановление правительства №225 от 16.04.2022. Это постановление устанавливает основные принципы работы с трудовыми книжками, обязанности работодателя по их ведению, хранению и заполнению.
- Постановление Минтруда №69 от 10.10.2022. В данном документе устанавливаются используемые формы и бланки документации – как непосредственно самих трудовых книжек, так и подшиваемых в них вкладышей, а также журналов учета трудовых книжек.
Что такое книга учета движения трудовых книжек – законы и правовое регулирование
Ведение трудовых книжек является прямой обязанностью, возложенной на работодателей положениями действующего законодательства, и одним из документов, используемых в данном процессе является книга учета движения трудовых книжек или соответствующий журнал. Его ведение строго регламентировано наличествующими нормативными актами с юридической точки зрения, а нарушение установленного порядка действий может повлечь за собой привлечение работодателя к ответственности, если трудовая инспекция, прокуратура или иные контролирующие органы будут проводить проверку. Поэтому о том, как заполнять и вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо знать всем кадровым специалистам и работодателям.
Уважаемые коллеги!
Напоминаем о необходимости выдавать работникам запрошенные ими документы под роспись и хранить почтовые документы, подтверждающие отправку работнику запрошенных документов (если он не пришел за документами лично) в сроки, установленные ст. 62 Трудового кодекса РФ.
Какими чернилами нужно заполнять КУДТК (книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них)? Мы уже несколько страниц заполнили черной капиллярной ручкой, а новая сотрудница сказала, что КУДТК надо заполнять как и трудовые книжки синей шариковой ручкой
Материалы по теме:
При отправке работнику его трудовой книжки по почте не совсем ясно, как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а именно графу 12 «Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)».
За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. В частности, по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:
Бухгалтерский учет
Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.
Если в журнале допущена ошибка
Заполнение приходно-расходной книги трудовых книжек начинается с первой страницы. Здесь указывают наименование организации в точном соответствии с учредительными документами (уставом или договором учреждения).
- Номер записи.
- Даты вступления в новую должность и оформления книжки, прописывается цифрами (3 колонки).
- Фамилия, имя, отчество сотрудника, без сокращений.
- Данные трудовой книжки.
- Должность нового работника – так же, как в остальных документах.
- Наименование отдела, в котором будет работать принятый человек.
- Номер приказа о приеме на работу или номер иного документа, в соответствии с которым соискатель устраивается на новую должность.
- Подпись делопроизводителя, оформившего все записи.
- Сумма, заплаченная новым служащим за трудовую. Если она выдавалась бесплатно или у соискателя была своя, здесь следует просто поставить прочерк.
- Дата увольнения.
- Подпись сотрудника, которая подтверждает выдачу книжки на руки при увольнении.
Если человек не пришел сам за трудовой, она может быть передана тому, на кого оформлена доверенность на получение, при этом ксерокопию доверенности обязательно нужно приложить.
Внешний вид, правила ведения
На каждом предприятии новые работники оформляют трудовые книжки, в которые заносится трудовой стаж. Все данные об этих документах заносятся в особый журнал – книгу учета движения трудовых книжек. У многих делопроизводителей и кадровиков возникают вопросы по ведению этого журнала.
Как делаются записи?
- Одной линией полностью зачеркнуть запись, рядом или ниже написать правильно, указать: «Исправленному верить», поставить подпись и ФИО того, кто внес изменения.
- После неправильной записи сделать приписку: «Запись за номером таким-то считать недействительной», после чего вносится верная запись.
Никакие другие способы исправления не являются законными.
