Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку

Содержание

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Как вшить и оформить вкладыш в трудовую книжку — образец заполнения и правила заполнения. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Поскольку вкладыш – приложение к трудовой книжке и ее продолжение, возникает вопрос о нумерации его страниц и соответствующих записей в нем. Нумерация его страниц осуществляется на стадии выпуска его на предприятии Гознака, потому не представляет сложности для работодателя. Нумерацию записей необходимо продолжать, а не начинать сначала, а значит и записи должны иметь сквозной (продолжающийся) порядок.

Оформление вкладыша

Сложнее обстоят дела с частными случаями, когда решение вопроса неочевидно и прямо не проистекает из правовых норм. Так, например, распространен на практике вопрос, как заполнить вкладыш в трудовую книжку в части раздела об образовании его владельца.

Инструкция по вшиванию вкладыша

оформление новой книжки при окончании места в предыдущей вместо вшивания вкладыша в действующий документ;
использование свободного пространства трудовой книжки в иных разделах (как правило, внесение записей о трудовой деятельности лица в раздел о его награждениях);
отсутствие штампа в книжке, фиксирующего факт оформления и выдачи вкладыша.

зачеркивание любых записей в разделах со сведениями о награждениях работника и его трудовой деятельности>
вшивание или вклеивание чистых листов в трудовую книжку>
применение других чистых трудовых книжек в качестве вкладышей к основному документу.

Вкладыш — это неотъемлемая часть трудовой книжки. Он используется в том случае, если заполнены все страницы того или иного раздела. Вкладыш без основного документа недействителен, поэтому задача кадровика — объединить оба источника так, чтобы они были с материальной точки зрения единым документом. Это осуществляется путем вшивания вкладыша в книжку.

Куда вшивать вкладыш

Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку. Пошаговая инструкция с фото и видео по вшиванию вкладыша в трудовую книжку. Внесение записей в журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним. Трудовая книжка – это главный документ любого работающего гражданина.

Часто бывает так, что бланк пришит не в том месте, или же новый бланк заполнен не правильно. Что же делать в таких ситуациях сотруднику отдела кадров. В первую очередь не паниковать и рационально отнестись к ситуации.

Многие вопросы, связанные с трудовыми книжками, к сожалению, законодатель не регламентирует. Это большая головная боль, как для сотрудников отдела кадров, так и для работодателей. Многие вопросы не освещены ни в Трудовом кодексе, ни в инструкциях для кадровиков, ни в правилах ведения и хранения трудовых книжек.

Нормативно-правовые документы и акты

Но вшить просто так – удел неграмотных специалистов. Необходимо соблюсти особенную процедуру, а также знать все необходимые тонкости и нюансы. Если вы еще не обладаете подобной информацией – наша статья для вас просто находка.

После оформления необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку. Относительно данной процедуры законом также не установлено никаких правил, в связи с чем кадровые службы руководствуются практикой трудовых отношений и вопросами целесообразности.

Как выглядит вкладыш?

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, вроде бы понятно, а если этого не сделать? Прежде всего, у владельца такой книжки могут возникнуть в дальнейшем проблемы при приеме на работу в другой организации, при оформлении пенсии.

Второй шаг

В некоторых организациях есть специальные швейные машинки, предназначенные для скрепления документов. Они имеют широкий шаг стежка. Их можно использовать для вшивания вкладыша, закрепив нитки в самом конце.

Внесение данных и регистрация вложения производится тем работодателем, у которого возникла необходимость в занесении записи при неимении свободных строк в разделе,где должна быть сделана необходимая запись.
Работнику кадрового подразделения, заполняя титульный лист, полагается проставить фактическую дату заполнения. Это означает, что она будет отличаться от даты выдачи книжки и является более поздней.
Производя заполнение титульного листа приложения, необходимо вносить записи актуальные на момент регистрации данного вложения. Для этого работником предоставляется паспорт и документ об образовании или, в случае наличия, о повышении квалификации. Все данные должны соответствовать фактическому положению дел на момент заполнения. Например, работник получил высшее образование уже после получения трудовой. Во вкладыше будет занесена его специальность согласно нового документа-диплома о высшем образовании.
Произведённые записи обязательно проверяются владельцем книжки, он ставить подпись. Вноситься также информация о лице, производящем заполнение документа, кроме того,правильность записей визируется подписью и печатью работодателя, оформившего вкладыш. Здесь, необходимо обратить внимание, стоит ли печать на титульном листе самой книжки, в которую будет вложено дополнение, если печать не проставлена следует обязать работника поставить её у того работодателя, который оформлял документ.
В книжку может быть внесено такое количество вкладышей, какое потребуется для занесения всех необходимых записей, отображающих трудовую деятельность работника. Регламентации их количества нет и регистрируется столько, сколько потребуется для внесения всех записей в трудовую.

В инструкции не написано, куда именно следует вшивать вкладыш: в начало, может быть в середину или даже конец трудовой книжки.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Рекомендация: Сначала желательно заполнить титульный лист и внести требуемую запись, а уже затем прикреплять к основному документу. Неправильное заполнение первого листа исправлять запрещено. Необходимо:

К сожалению не вес кадровики и работодатели знакомы с ними, да и, по правде сказать, ознакомиться с ними весьма проблематично, ведь они не предусмотрены законом, однако существует четкий регламент, который должен соблюдаться и незнание его шагов не освобождает от ответственности. Поэтому, рассмотрим более внимательно данные этапы.

В какое место вшивать?

Как мы знаем, трудовая книжка представляет из себя важный документ, который закрепляет в себе всю информацию об официальной трудовой деятельности работника. Но, как ни странно, деятельность может быть настолько активной, что предоставленных трудовой книгой бланков, в некоторых случаях. просто не хватает для того, что бы указать очередную запись.

Пошаговая инструкция

Сам по себе вкладыш представляет собой книжку в картонной обложке с 36 страницами и титульным листом. Заполнять вкладыш нужно перед его прикреплением к основному документу. Работник должен поставить свою подпись на титульном листе.

Когда необходимо заводить вкладыш для трудовой книжки

Незаполненный бланк выдается сотруднику кадровой службы, который вносит в него сведения и подшивает. Именно специалисты этого подразделения должны знать, когда в трудовую необходимо подшить вкладыш. На некоторых предприятиях с работника при необходимости завести вкладыш требуют заявление. Оно необходимо для:

Как оформляется этот документ

Многих сотрудников кадровой службы интересует вопрос: как правильно вшить вкладыш и где его разместить в трудовой книжке? Законодательством не предусмотрено нормативов по этому вопросу. Единственное, что необходимо соблюдать – бланк должен быть вшит настоящими нитками. Его можно подшить в любое место предыдущего документа. Опытные кадровики рекомендуют размещать вкладыш в середине, так легче скреплять его с основным бланком. Большинство специалистов предпочитает размещать его в конце. Это логично, но сам процесс будет более затратным по силам.

данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
недопустимы сокращения при внесении данных в документ.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Нюансы оформления

Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:

Отсутствие правового указания на то, куда вшивать вкладыш, позволяет выполнять эту процедуру по усмотрению ответственного должностного лица, руководствуясь удобством исполнения. Это может быть начало или конец документа, его середина (с технической точки зрения представляется наиболее удобным).

Также можно вшивать вкладыш и при помощи швейной машинки с широким шагом стежка. Однако не в каждой организации есть такое оборудование. Главное условие при вшивании вкладыша – это то, чтобы он не мог случайно оторваться и выпасть из трудовой книжки, то есть, чтобы полностью была исключена вероятность его утери.

Нормативно-правовые документы и акты

Как вшить в трудовую книжку вкладыш? Правилами о ведении трудовых книжек (Постановление № 225) не предусмотрен четкий регламент вшивания вкладышей. Нет требований и к тому, куда именно вшивать вкладыш, какого цвета должны быть нитки. Есть только одно требование – вкладыш должен составлять единый целый документ с трудовой книжкой, то есть не допускается его простое вложение без пришивания.

Случается ситуация, что работник имеет богатый список отметок в трудовой книжке. И новому кадровику просто некуда втиснуть последнюю запись. Проблема легко решаема — достаточно только правильно оформить вкладыш в трудовую книжку.

Это объясняется тем, что бланк вкладыша утвержден законодательством, и любое его видоизменение (удаление обложки, вклеивание или вырывание листов) является незаконным и может послужить причиной для отказа в оформлении пенсионного пособия его владельцу.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку: образец

Кадровый работник должен проверить, что полученный вкладыш совпадает с утвержденной Трудовым кодексом формой.
Затем необходимо проверить данные сотрудника – не получал ли он дополнительного образования, не менял ли фамилию, паспорт.

К сожалению, подавляющее большинство сотрудников отдела кадров, даже имея за плечами большой опыт в трудовой сфере не всегда знают, как решить ту или иную проблему, связанную с трудовыми книжками. К таким проблемам относится обязанность вшить вкладыш в трудовую книжку работника.

Нормативно-правовые документы и акты

Пошаговая инструкция

На самом деле в бланке проделываются дырки на таком же месте, как и в бланках книжки. Пришивается бланк к развороту, где имеется последняя страница трудовой. Прошивается аккуратными стижками, желательно черными, синими или серыми нитками. На этом процесс вшивания завершен.

Внесение сведений о работе сотрудника в другие разделы трудовой книжки.
Приклеивание вкладыша к трудовой.
Использование вместо вкладыша в трудовую обыкновенных белых листов.
Использование вместо вкладыша пустых незаполненных листов из бланков трудовых книжек.
Выполнение надписи на трудовой о том, что выдан вкладыш к ней, от руки, а не проставление штампа.

Первый вопрос, который возникает у специалистов-кадровиков, когда заканчиваются разделы в трудовой книжке: действительно ли необходимо вкладыш именно вшить в основную книжку или его можно просто вложить в нее или же использовать отдельно? П. 38 Правил никаких разночтений не допускает и предписывает вкладыш в трудовую вшить. Более того, далее Правила устанавливают, что без трудовой книжки вкладыш недействителен. То есть вкладыш — это всего лишь дополнительные листы в трудовую, не имеющие самостоятельной документальной ценности, поэтому если его не вшивать, могут потеряться важные данные о работнике, которые будет сложно восстановить.

Когда необходимо подшить вкладыш в трудовую книжку?

Как вшить вкладыш в трудовую книжку, необходимо знать в первую очередь специалистам отделов кадров предприятий, так как дополненная таким образом книжка сотрудника должна не только соответствовать требованиям законодательства, но и быть удобной в использовании. О том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, пойдет речь в этой статье.

Вносить исправления во вкладыш категорически запрещено, такой документ подлежит утилизации в соответствии с регламентом. Поэтому некоторые кадровики рекомендуют сначала полностью заполнить вкладыш и только потов делать отметки в трудовой книжке и вшивать его, таким способом можно сэкономить большое количество времени и опрятность трудовой книжки работника.

Помимо этого, в книгу учета вносится информация о структурном подразделении, в котором осуществляет трудовую деятельность работник организации. Если подразделения отсутствуют, то поле остается свободным. Следующий раздел должен содержать информацию о приказе или ином распорядительном документе, на основании которого сотрудник организации поступил в штат и начал выполнять возложенные на него трудовые обязательства. В десятом разделе ставится подпись сотрудника, который ответственен за оформление и заполнение книги учета, в некоторых случаях это может быть сам руководитель предприятия.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей

Вкладыш в трудовую книжку оформляется в том случае, если в документе работника закончились страницы для внесения новой информации. Он подлежит обязательной регистрации и должен быть заполнен в соответствии с регламентом заполнения трудовых книжек.

Трудовая и вкладыш в нее могут содержать запись под одинаковым номером. Такая ситуация может складываться лишь в одном случае: когда полностью запись не уместилась и продолжается в приложении. Например, в книжке может быть указано наименование организации, куда принимается работник, а далее (во вкладыше) занимаемая им должность.

Возле нее указывается серия и номер вшиваемого вкладыша. Данная надпись может быть сделана вручную или же вместо нее проставляется штамп 10х25 мм с соответствующей отметкой.
Указываемые сведения должны совпадать с номером и серией именно того вкладыша, который будет вшиваться в документ. В противном случае он будет недействительным, и все дальнейшие записи о работе не будут учитываться в общий стаж его владельца.

Как правильно вшивается вкладыш в трудовую книжку образец

Можно ли использовать что-то другое вместо вкладыша? На этот вопрос можно однозначно ответить – нет. Не допускается использовать новую трудовую книжку. Согласно статье 66 Трудового кодекса, у физического лица может быть только одна трудовая книжка. Факт наличия второй трудовой книжки может расцениваться как подделка документов. Хотя последнее время такое встречается достаточно часто.

Не разрешается прикреплять документ степлером или подклеивать к обложке трудовой книжки. Нежелательно сначала пришивать бланк, а затем его заполнять. Это может повлечь за собой ошибки при внесении данных в титульный лист. Нельзя оставлять вкладыш внутри трудовой книжки без вшивания. Документ может потеряться.

После внесения информации документацию следует вшить в трудовую книжку. Для этого потребуется взять шило, иголку, ножницы, нитки. Основной документ открывают на последней странице, бланк – посередине. Делают несколько проколов, прошивают и завязывают нити на несколько узлов.

Шаг 3. Вшивание бланка

Как вшить в трудовую книжку вкладыш? Потребуются нитки, игла и шило. В обязательном порядке следует удостовериться, что действительно в трудовой книжке нет чистых листов для записи сведений о приеме или увольнении.